Biologia

Ensayo 29/05/12
Resguardar para conservar
MODULO 1: organiza y gestiona la información administrativa de la organización.
Submodulo 2: gestiona la documentación administrativa
Introducción
Resguardar la información se compara con sacarle una copia a la llave del carro por si la original se pierde tener la copia, la diferencia es que con los archivos los modificas constantemente. De donde surge la necesidad de "sacar un duplicado" regularmente.
Las razones por las cuales pueden perderse sus datos son múltiples, cada una con una probabilidad distinta. A continuación están las más comunes:
Que se valla la luz.
Robo de los equipos.
Falla de los equipos.
Falla cuando programan el sistema
Falla usando el sistema.
Desarrollo
Existen muchos lugares donde se puedeguardar o respaldar la información por ejemplo: cintas, discos flexibles, memorias usb. También existen varios planes de resguardo, difiriéndose por el número de medios que utilizan y la frecuencia con que se usan. Cuando su empresa a generado respaldos es altamente importante que al menos uno de los respaldos sea guardado en un lugar seguro dentro de la empresa, necesariamente alejados del fuego,robos, humedad, exceso de calor, polvo, tierra, agua u otros factores de riesgo que puedan dañar el respaldo. Y la otra copia, debe ser guardada en un lugar ajeno y exterior a la empresa, sea esta la casa de un ejecutivo de confianza, cajas fuertes externas, cajas de banco, casa de un director, etc.
Conclusión.
Por ultimo, ningún sistema de respaldo es 100% seguro, ya que el 1% del margen deerror esta reservado a una posible falla del dispositivo de almacenamiento. Es importante que se resguarde la información para no lamentar perdidas después de algún accidente o cosas por el estilo empresas tanto personas debes de ser precavidos.

Seguimiento administrativo de archivo

Es recomendable respaldar tu información crítica relacionada con lo que estás haciendo,
Realiza el respaldo.
Esrecomendable respaldar la información de diferentes maneras, de tal manera que tengas un respaldo extra en caso de que tu respaldo primario falle.
Para ser efectivos, los respaldos se deben llevar a cabo con regularidad. Puedes realizar los respaldos manualmente o se puede usar un respaldo automáticamente mediante un programa.
Planea cada cuando vas a hacer los respaldos. 
La información puedeser respaldada utilizando varios métodos: copiar y pegar, el programa integrado en la computadora u otro programa Etc.
Escoge un método de respaldo. 
Analiza los diferentes tipos de medios de respaldo que hay disponibles.
Determina que archivos quieres respaldar.
Existen muchos medios con los cuales puede respaldar la información. El que escojas depende de la cantidad y tamaño del archivo arespaldar.
DIAGRAMA DE FLUJO

FIN

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y SU IMPORTANCIA

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse aellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que serealiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema...