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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

CONCEPTO.-
La función de combinación de correspondencia es una de las opciones que algunos programas de Office, como son Microsoft Word y Excel nos brinda para hacer las tareas de correspondencia más ágil.
El tener la información consignada de manera digital, es decir, las bases de datos, nos permite hacer combinaciones entre documentos para presentación decartas, correos electrónicos, etc. De ésta forma podemos hacer que la tecnología sea una herramienta vital a la hora de desarrollar cualquier trabajo.
Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma carta con datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos mandar ese documento.
Se usa en las tiendas departamentales para hacer sentir al cliente parte de la familiade la tienda, en ocasiones en los bancos con el mismo propósito. También se les llama cartas personalizadas ya que en ellas se habla de forma informal con el destinatario.
En la actualidad mantener una correspondencia personalizada es clave para crear lasos familiares, empresariales, sociales, etc. Hoy en día utilizamos muchas maneras de escribir cartas, en nuestros trabajos; para enviar anuestros proveedores o acreedores dando alguna información. En vez de escribir una por una utilizamos la herramienta que nos ofrece el computador de realizar combinación de  correspondencia. 

 
PROCEDIMIENTO

PASO 01: ELEGIR UN TIPO DE DOCUMENTO Y UN DOCUMENTO PRINCIPAL
El primer paso en el proceso de combinar correspondencia implica dos elecciones. En primer lugar, elige el tipo de documento enel que desea combinar la información. A continuación, elige el documento principal que desea utilizar.
Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la información
El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas. NOTA “Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax módem instalado, también verá Faxes en la lista de tipos de documento.”


Elegir el documento principal que desea utilizar
Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede hacer clic en Utilizar el documento actual.De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que desea utilizar.







PASO 02: CONECTARSE CON UN ARCHIVO DE DATOS Y SELECCIONAR REGISTROS
Para combinar información exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos en el que estáalmacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.
Conectarse al archivo de datos
En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.











Si lainformación de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.
Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base dedatos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo.
Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se...