Boletines Auditoria de Compras

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12/04/2012
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BOLETÍN No.3 - AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS

Propósitos del Boletín

Los propósitos de esto boletín son los siguientes:

1. Establecer, el concepto básico y el alcance de la operación de compras.
2. Definir el producto de la auditoría operacional de compras considerando elmarco general de actividades y objetivos de la empresa.
3. Indicar y orientar acerca de la metodología (instrumentos, técnicas y procedimientos) para efectuar la auditoría operacional de compras.
4. Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la información relativa a los resultados obtenidos en el trabajo.


Concepto y Alcance de la Operación de Compras


La operación de comprases el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos.

La operación de compras comprende entre otras las siguientes actividades:

1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones deacuerdo a las necesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos que se requieren en la empresa.
5. Recibir y tramitar lassolicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y servicios que las diversas áreas de la empresa requieren.
6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan cumpliendo los requisitos establecidos por la empresa.
7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos y servicios.
8. Analizar las posibilidades yalternativas en la adquisición de cada artículo requerido.
9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, garanticen una compra óptima al menor costo.
10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y condiciones de entrega.
11. Presentar las reclamaciones y en su caso hacer ladevolución de los artículos surtidos en desacuerdo con lo pedido.
12. Participar en el establecimiento de políticas relativas al pago a proveedores.
13. Coordinar sus actividades con áreas relacionadas producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.


Objetivo

Examinar las actividades que la integran, con el propósito de mejorar los controles operativos componentes y la propiaeficiencia en desarrollo de dichas actividades.


Metodología

En este boletín se dan algunas orientaciones concretas para llevar acabo la auditoria operacional de compras.

Familiarización

1. El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de compras en elflujo de las operaciones.
2. Estudiar los expedientes de auditorías e informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto será aplicable.

Visita a las Instalaciones

3. Inspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las áreas de recepción, almacenaje, etc.

Investigación y Análisis. Análisis Financiero y de Información operativa

4. Analizar la informaciónexistente relativa a compras, tanto de carácter interno como externo.
5. Estudiar cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.
6. Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares. Elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas.

Entrevistas

7. Elaborar cuestionarios y guías de...