Bondades y limitaciones de los presupuestos



INTRODUCCIÓN.


Burbano (2005) define presupuesto como “expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo determinado, adoptando las estrategias necesarias para lograrlos”

El presupuesto es una herramienta de planeación que sirve como guía en las organizaciones. Se construye a partir de una serie de diagnósticosinternos y externos, del planteamiento de objetivos y del establecimiento de estrategias y políticas.

Los presupuestos concebidos desde la planeación permiten anticiparse a los hechos que ocurrirán para poder contrarrestar los efectos negativos y aprovechar los efectos positivos de los entornos externo e interno. Esto implica que los objetivos deben ser cuantificables para poder iniciar el procesopresupuestal y que además todas las áreas de la empresa coincidan en esos objetivos.

El proceso de planeación se desarrolla en varias etapas. La primera, de vital importancia puesto que en ella se inicia la labor de concientización de todos los integrantes de la organización, se desarrollan los análisis de los resultados anteriores, los diagnósticos iniciales, se definen objetivos, estrategias,políticas y todos aquellos aspectos relevantes en el proceso.

En la segunda etapa se elabora el presupuesto y es en la que cada sección o departamento de la empresa aporta la información necesaria para construir las cédulas presupuestales, los estados financieros y los informes anexos.

Posteriormente, en la etapa de ejecución, el análisis de variaciones resulta fundamental para tomar lasmedidas correctivas y además para tener en cuenta esta información en los periodos posteriores.

Finalmente, en las etapas de control presupuestal y de evaluación, la experiencia obtenida es clave en la programación del presupuesto del año siguiente y así reanudar el proceso presupuestal.







Caso 1

El gerente administrativo (que también es el dueño) de una empresa pequeña dedicada ala fabricación de resortes para automóviles, hace a su contador la siguiente aseveración:
“En lugar de perder el tiempo pensando en la elaboración de planes, programas y presupuestos de trabajo, nuestra preocupación debe centrarse en incrementar las ventas de la compañía”.

No estoy de acuerdo con esta aseveración, ya que precisamente los planes, programas y presupuestos son los que ayudan alincremento de las ventas. Si bien las ventas son en su mayoría los ingresos de la organización, y sin ellas, en este caso en particular, no existiría esta empresa; los planes y programas nos ayudan a saber qué y cuántos recursos deben invertirse, por ejemplo en mercadotecnia, de esto dependerá que las ventas suban, sin una buena mercadotecnia habrá menos ingresos y la mercadotecnia cuesta, ya queun buen plan de marketing para cada producto o servicio que se brinde, ayudará a continuar promoviendo los productos y/o servicios y publicitando los nuevos.
Así también el personal que colabora en la organización debe estar debidamente planeado; es decir, cuántos analistas de ventas se contratarán o si hay exceso de estos; qué sueldo se les pagará; qué porcentaje de comisiones y metas mensualesse les impondrán; qué zonas se les asignarán, etc.
Del mismo modo para las otras áreas que influyen necesariamente en las ventas se deben planear cuántas secretarias; auxiliares contables, choferes; de qué dependerá la asignación de automóvil a algún vendedor o gerente; horario de apertura y cierre del almacén (de esto depende que se capten más o menos ventas), dependiendo de nuestro públicoobjetivo.
Los planes y presupuestos permitirán también cumplir con nuestras obligaciones de forma oportuna, como el pago de proveedores, acreedores, impuestos; tener suficiente stock en almacén, etc.
Por lo anterior concluyo que el planear, programar y presupuestar es una función obligatoria dentro de la empresa y que incluye a todas las áreas sin excepción; por lo tanto, es una inversión de...