Brief

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DECRETO 514 DE 2006

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Qué es?

Es la integración y unificación de todos los archivos de la entidad, como son archivos de gestión, archivos satélites, archivocentral, y centros de documentación y biblioteca de la EAAB.

Es la modernización del sistema de archivos de la entidad.

Para qué es?

Con la implementación SIGA y con el apoyo del Área deGestión Documental de ahora en adelante todos manejaremos nuestros documentos de manera estándar y siguiendo los lineamientos claves impartidos por el grupo interdisciplinario SIGA todos debemos seguirlas nuevas directrices que aportaran al desarrollo de la gestión administrativa de nuestra empresa.



Como se hace?

Todos recibiremos unas capacitaciones (seminario-taller) en las queaprenderemos los procesos y procedimientos que se deberán empezar a implementar en todas y cada una de las áreas de la entidad.

Que aprenderemos?

• Que todos producimos información y documentosdiarios

• Aprenderemos que las Tablas de Retención Documental son muy importantes para el buen uso de los documentos que manejamos en nuestras oficinas.

• Aprenderemos a sacar provecho desu gran utilidad.

• Que es un deber de todos cuidar nuestros documentos porque así conservamos la historia institucional

• Que debemos conservar el orden de procedencia original de losdocumentos

• Que debemos conservarlos y almacenarlos de la manera correcta

• No debemos usar ganchos metálicos en nuestros documentos porque los oxida.

• Debemos almacenarlos encarpetas que no contengan más de 180 folios

• Debemos foliarlos en la parte superior derecha por una cara y con lápiz N°2

• Cuando son expedientes grandes y tiene más de una carpeta sedeben almacenar con sus respectivo número correlativo, por ejemplo: Si un expediente tiene 5 carpetas seria: Carpeta 1 de 5, carpeta 2 de 5, carpeta 3 de 5, carpeta 4 de 5, carpeta 5 de 5.

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