Buenas pr cticas en el proceso de N mina

Lista de chequeo para
identificar oportunidades de
mejoramiento en un proceso
de administración de
nómina

www.auditool.org

15/11/2009

LISTA DE CHEQUEO PARA IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE
MEJORAMIENTO EN UN PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE
NÓMINA

Esta lista de chequeo está dirigida a Gerentes, Contralores,
Directores de Control Interno, Auditores y Revisores Fiscales
entre otros y su objetivo esproveer de un punto de partida para
la implementación de buenas prácticas en la administración de
Nómina
Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones,
simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el
mejoramiento de las prácticas en el proceso de nómina.

SI

Generales
Existen y están implementados los manuales
de procedimientos dentro del proceso
Se han identificadolos riesgos del proceso y
han implementado controles para mitigarlos
El funcionamiento de los controles es
monitoreado de forma permanente
Se han definido políticas de nómina que
permiten mitigar riesgos del proceso tales
como:
•

Que se efectúen pagos a empleados
ficticios

•

Que los pagos no sean exactos

•

Que no se realicen los descuentos de
nómina

Por lo menos una vez al año se elabora unpresupuesto de gastos de nómina y
mensualmente se le hace seguimiento a su
cumplimiento, se analizan las variaciones y se
toman acciones
Se lleva un Back up de la información del
sistema de nómina periódico, que permita
reconstruir la información en caso de pérdida
Se cuenta con planes de contingencia ante
posibles fallas en el proceso de nómina,
ejemplo: pérdida de datos, enfermedad de
alguno delos funcionarios clave, daños en el
sistema de nómina, caídas del internet,
desastres, atentados terroristas, inundaciones,
etc.

NO

N/A

SI

Se realizan capacitaciones al personal
que participa en el proceso de acuerdo
con las necesidades de entrenamiento
Se realizan evaluaciones de desempeño a los
empleados que participan dentro del proceso
El reconocimiento salarial está amarrado con elresultado de la evaluación de desempeño
(Ej. Cumplimiento de presupuesto)
Se han implementado mediciones dentro del
proceso en las que se especifica qué, cómo,
cuando, donde y para qué medir y contra
que comparar
Se consideran las sugerencias de los
empleados para el mejoramiento del proceso
Se realizan encuestas de satisfacción con los
clientes del proceso (compras, producción,
ventas, etc.) y losresultados son tenidos en
cuenta para implementar mejoras en el proceso
Se tiene establecido el perfil autorizado en el
sistema, para registrar el ingreso como retiro de
empleados
La documentación soporte, así como el sistema
en donde se registra la nómina cuenta con
seguridad física.
Se tiene acceso restringido, para los archivos
de nómina, como para su modificación.
Se tienen identificados losfuncionarios con
acceso al sistema, en cada módulo

NO

N/A

SI
El sistema de nómina es sencillo, permitiendo
la consolidación, seguimiento y consulta de la
información de forma fácil
Se ha realizado un análisis al proceso de
nómina, identificando las oportunidades de
mejora, que permiten ser más eficientes
Se ha analizado el costo beneficio entre el
procesamiento de la nómina directamente y
portercerización
Se tiene establecido la periodicidad del pago,
de tal forma que operativamente sea más
eficiente, realizando solo uno o dos pagos al
mes
Se tienen definido los canales de comunicación
y reclamos para los empleados
Se utiliza una base de datos común para que
el sistema de la nómina de pago y del recurso
humano reduzca al mínimo el riesgo de
inconsistencias en datos del empleado.
Lacompañía cuenta con asesores legales a
los que se les consultan temas complejos
(despidos de empleados, liquidaciones,
indemnizaciones, demandas de los
empleados, etc.)

NO

N/A

SI
Segregación de funciones
Los tiempos laborados son revisados y
aprobados por individuos que no preparan, no
desembolsan, ni reconcilian la nómina de pago
Los individuos que calculan la nómina de pago
no aprueban tiempo, no...