Buenas Practicas De Documentacion
Páginas: 2 (443 palabras)
Publicado: 9 de octubre de 2012
Buenas prácticas en la documentación
Es un hecho incuestionable que la gestión documental demanda un tiempo considerable tanto para las organizaciones como para las personas, por lo que laaplicación de unas buenas prácticas documentales implica optimizar el uso de dicho tiempo.
Sin ir más lejos, la norma ISO 9001 posee requisitos regulatorios, legales y/o normativos, que demandan laexistencia de un sistema documental. Por ejemplo, un manual, una política, objetivos y un mínimo de procedimientos documentados.
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe ser capaz dereflejar que tanto los productos como la materia prima asociada a su fabricación, fueron controlados durante todo el proceso. Con este fin, se requiere la formalización de los documentos, es decir, suplasmación por escrito sin errores y se garantice la integridad y la legibilidad de las especificaciones, fórmulas e instrucciones de producción, así como de los procedimientos y registros.
Tal y comose ha mencionado con anterioridad, las buenas prácticas documentales pasan por establecer controles que permitan prevenir errores de comunicación, asegurando que el personal sigue los procedimientoscorrespondientes.
En este sentido, deben llevarse a cabo un conjunto de políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida (Serra, 2005):
*Establecer modelos y plantillas de documentos normalizados para los tipos documentales de uso habitual en la organización. Esta buena práctica proporciona mayor consistencia a los documentos queproduce la organización, facilita su identificación y contribuye a la imagen corporativa.
* Fijar un número limitado de formatos en uso en la organización para la producción, intercambio, distribucióny conservación de los documentos de archivo.
* Establecer criterios para la conservación o eliminación con vistas a su aplicación en el trabajo diario por parte del personal de oficina...
Es un hecho incuestionable que la gestión documental demanda un tiempo considerable tanto para las organizaciones como para las personas, por lo que laaplicación de unas buenas prácticas documentales implica optimizar el uso de dicho tiempo.
Sin ir más lejos, la norma ISO 9001 posee requisitos regulatorios, legales y/o normativos, que demandan laexistencia de un sistema documental. Por ejemplo, un manual, una política, objetivos y un mínimo de procedimientos documentados.
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe ser capaz dereflejar que tanto los productos como la materia prima asociada a su fabricación, fueron controlados durante todo el proceso. Con este fin, se requiere la formalización de los documentos, es decir, suplasmación por escrito sin errores y se garantice la integridad y la legibilidad de las especificaciones, fórmulas e instrucciones de producción, así como de los procedimientos y registros.
Tal y comose ha mencionado con anterioridad, las buenas prácticas documentales pasan por establecer controles que permitan prevenir errores de comunicación, asegurando que el personal sigue los procedimientoscorrespondientes.
En este sentido, deben llevarse a cabo un conjunto de políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida (Serra, 2005):
*Establecer modelos y plantillas de documentos normalizados para los tipos documentales de uso habitual en la organización. Esta buena práctica proporciona mayor consistencia a los documentos queproduce la organización, facilita su identificación y contribuye a la imagen corporativa.
* Fijar un número limitado de formatos en uso en la organización para la producción, intercambio, distribucióny conservación de los documentos de archivo.
* Establecer criterios para la conservación o eliminación con vistas a su aplicación en el trabajo diario por parte del personal de oficina...
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