Buenas Tardes

Manual de buenas prácticas para el uso del correo electrónico



¿Cómo funciona el correo electrónico? Nociones básicas
Para enviar correo electrónico o e-mail, como es denominado comúnmente, se necesita una conexión a Internet así como acceso a un servidor de correo que envíe su correo.
El protocolo estándar utilizado para enviar correo electrónico en Internet se llama SMTP, (Simple MailTransfer Protocol o Protocolo Simple de Transferencia de Correo). Funciona en conjunción con servidores POP (Post Office Protocol o Protocolo de Oficina de Correos).
Cuando envía un mensaje de correo electrónico, su ordenador lo dirige hacia un servidor SMTP. El servidor mira la dirección de correo electrónico (similar a la dirección en un sobre) y lo reenvía al servidor de correo de destino,donde es almacenado en un buzón POP hasta que el destinatario lo recoja.

Cuestión de espacio y tráfico

Al igual que un archivo o carpeta ocupa cierto espacio (medido en Kb, Mb, etc.) en el disco duro de nuestro ordenador, cualquier página web del mundo ocupa un espacio en la memoria de un ordenador o servidor que es el que la “sirve”, es decir, permite que la visualicemos a través de internet.Cualquier usuario que quiera tener una página web debe disponer de un espacio en un ordenador preparado para servir páginas con seguridad y conectado las 24 horas del día los 365 días del año, así que la práctica habitual es pagar a empresas que ofrecen estos servicios de alojamiento web, es decir, el espacio en internet cuesta dinero, por lo que hemos de hacer siempre lo que esté en nuestra manopor economizarlo. Como veremos, esto atañe también al correo electrónico.
Por otro lado, cada vez que visualizamos una página web o descargamos un mensaje de correo electrónico estamos realizando una transferencia de datos, es decir, estamos generando tráfico web y ocupando así una porción de lo que se denomina ancho de banda, que en la mayor parte de los servidores está más o menos limitado segúnlos servicios contratados. Además, un excesivo volumen de tráfico puede ralentizar e incluso bloquear el correcto funcionamiento de un sitio web. Los mensajes de email se van distribuyendo según son enviados, pero si se crea una gran carga sobre el servidor los mensajes no se repartirán fluidamente y generarán una cola de correo que retrasará su distribución.
Por lo tanto, si no se lleva a cabouna política correcta con el email, éste puede llegar a consumir una parte excesiva de los recursos contratados para un determinado sitio web, lo cual no es en absoluto necesario ni recomendable.


Recomendaciones para un uso adecuado del correo electrónico
1. Consultar periódicamente la cuenta
Cada vez que creamos una cuenta de email lo que hacemos es habilitar un espacio o buzón POP dondepoder almacenar el correo dirigido a esa cuenta hasta que el usuario elimine ese mensaje o lo descargue localmente en su ordenador a través de un programa gestor de correo (Outlook Express es el más popular). Normalmente, estos buzones se crean con una capacidad máxima de 10 Mb, aunque esta cantidad puede variarse. En cualquier caso, si un buzón llega a llenarse, es decir, completa sus 10 Mb decapacidad, dejará de recibir mensajes y comenzará a devolverlos a los remitentes respectivos.
Por lo tanto, la principal tarea a la hora de gestionar una cuenta de email es descargar el correo con una periodicidad frecuente, con el fin de evitar que el buzón se llene.
2. Limitar el uso del Webmail
Webmail es un servicio que nos permite utilizar el email a través de la propia web, es decir, sindescargar el correo electrónico localmente. Es el sistema empleado por la mayoría de servicios de email gratuito (Hotmail, Yahoo, Gmail). Tiene la ventaja de que se puede consultar desde cualquier ordenador conectado a Internet sin necesidad de otros programas auxiliares como Outlook, pero también presenta otras características que hacen que no sea la opción más adecuada para la mayoría de los...