Bureau de convenciones

Organización de Eventos / Unidad II: Bureau de Convenciones au de Convenciones

2011

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Unidad II: Bureau de Convenciones
Preparado por: Pamela Jara Barra Licenciada en Turismo Administradora de Empresas de Turismo Gerenta Cámara de Turismo de Valdivia

I.- EL BUREAU DE CONVENCIONES 1 1.1.- CONCEPTO Son organismos sin fines de lucro cuyo objetivo principal es lacaptación de turismo de negocio para la ciudad (o país) creados por instituciones públicas y con la participación de instituciones públicas o privadas, cámara de comercio u otros entidades profesionales del p sector turístico tanto público como privado. El Convention Bureau es en sí mismo una oficina que facilita información actualizada y objetiva sobre la infraestructura y servicio que tiene la ciudad(o país) para la organización de servicios congresos, convenciones y viaje de incentivo. sos, viajes Es la organización oficial que promueve un destino MICE (Meeting, incentives, congresses, Meeting, exhibitions). Su objetivo principal es la captación de reuniones de distintas naturaleza para una . ciudad, país o región. 1.2.- ESTRUCTURA Es posible encontrar diferentes modelos de ConventionBureau según:
•Buró de Convenciones. •Buró de Convenciones y Visitantes. •Buró de Convenciones e Incentivos

Público objetivo

Composición o integración

•Privados. •Estatales. •Mixto

Destino que promueve, alcance de sus acciones
Fuente: ICCA

•Ciudad •Región. •País. •Continente.

Instituto de Turismo-UACh Turismo

Organización de Eventos / Unidad II: Bureau de Convenciones

20111.3.- PRINCIPALES FUNCIONES Los servicios de apoyo de las oficinas son totalmente gratuitos, entre las funciones destacan: Asesoría de organización, facilitando la información y los contactos necesarios con: auditorios y salas de reuniones, hoteles, agencias de viajes y OPC, transporte, entre otros servicios necesarios para organizar un evento en el marco del Turismo de Negocios. Apoyo a lapresentación de la candidatura de la ciudad: confección del dossier técnico, cesión de material gráfico y audiovisual, apoyo logístico en la presentación, coordinación de visitas de inspección. Apoyo institucional en recepciones y visitas especiales, bienvenidas y presentaciones nacionales e internacionales. II.- PRESENTACIÓN DE LA CANDIDATURA DE UNA CIUDAD / PAÍS Una de las principales funciones quedebe cumplir el Convention Bureau ya sea de un país o una ciudad es apoyar la presentación de la candidatura para ser sede del congreso, convención, feria u otro evento que contribuya a posicionarse como un destino MICE. Cuando se hace referencia a una candidatura, se entiende como un concurso en donde diferentes postores deberán demostrar su intención para obtener la sede de un evento. Elresultado está directamente relacionado con la capacidad que el interesado tenga para documentar y transmitir al cliente, la superioridad de su propuesta con relación a la de sus competidores. El cliente buscará que la sede que elige para la celebración de su evento, tenga las condiciones más favorables para satisfacer sus objetivos en la realización del evento. En líneas generales para constituirse comosede de un evento, se debe contar con los siguientes elementos: Buenas comunicaciones aéreas, viales, marítimas o férreas. Capacidad hotelera, con una oferta variada en cuanto a categorías y ubicación, asi como infraestructuras modernas con una correcta relación calidad-precio. Facilidades para reuniones: salones para congresos ya sea en hoteles o no. Oferta cultural y de ocio. Estabilidadpolítica. Atractivos turísticos y equipamiento. Profesionales en la organización de eventos. La candidatura si bien es liderada por el Convention Bureau, esta se presenta a través de la confección de un documento que indica la propuesta de la organización del evento, elaborado por un equipo, éste debe estar compuesto por personas físicas o morales, instituciones públicas o privadas, de la ciudad o...