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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA VICERRECTORIA DE ADMINISTRACION OFICINA DE ADMINISTRACION FINANCIERA UNIDAD DE ACTIVOS FIJOS Y SEGUROS

INSTRUCTIVO PARA LEVANTAR Y PRESENTAR UN INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

Ciudad Universitaria Rodrigo Facio ABRIL 2007

PRESENTACION

El presente documento denominado “Instructivo para levantar y presentar el inventario de activos fijos” ofrece un procedimientodetallado de cada uno de los aspectos necesarios, tanto de orden como de disposición y observación, importantes en la toma de un inventario de esta naturaleza. Según dispone el artículo 3 del Reglamento para el Control de Activos Fijos de la Universidad de Costa Rica, cada Director o Jefe de Unidad Académica o Administrativa designará un encargado para llevar el control de los activos. Estefuncionario coordinará todo lo relacionado con el control de los bienes patrimoniales, tanto dentro de su Unidad como con la Unidad de Activos Fijos. Para ello mantendrá un registro auxiliar actualizado de los bienes muebles asignados a su dependencia. Referente a esta disposición y con el propósito de colaborar con esta responsabilidad, la Unidad de Activos Fijos y Seguros presenta el instructivo, comoinstrumento que le servirá de base para llevar un mejor control de los bienes patrimoniales propiedad de la Institución. Las consultas sobre este tema pueden hacerlas a los teléfonos 22075759 ó 2207-5045 y al correo electrónico activo@cariari.ucr.ac.cr.

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CONCEPTOS GENERALES
En el artículo No 2 del Reglamento para el Control de los Activos Fijos se establecen las siguientes definiciones:1. Activos Fijos: Son bienes propiedad de la Institución, que se clasifiquen como tales de acuerdo con las normas contables aplicadas por la Unidad de Activos Fijos y destinados al logro de los objetivos de la Institución. Pueden ser bienes… (Como mobiliario, maquinaria, equipo, vehículos, semovientes) o bienes inmuebles como instalaciones, terrenos y edificios. 2. Usuario de un activo: Es aquelfuncionario o estudiante al cual se le entregue mobiliario, equipo, maquinaria o vehículos para la gestión de sus labores. 3. Inventario: Lista ordenada de activos fijos que contienen como mínimo, el número de identificación y la descripción de los bienes asignados a una determinada unidad.

PASOS PREVIOS AL INVENTARIO
1- Definir la fecha de realización del inventario. 2- Nombrar un coordinadorgeneral que supervise la buena marcha del trabajo. 3- Conformar el o los equipos de trabajo: Se recomienda 2 personas por equipo. 4- Codificar o identificar las áreas físicas a inventariar. 5- Informar a todo el personal sobre la realización del inventario, a fin de que colaboren en la ubicación de los equipos, en la apertura de oficinas y gavetas que puedan estar con llave y en la identificaciónde bienes que son personales. 6- Planificar el trabajo (Donde iniciar, distribución de áreas, horario de trabajo, coordinar con los involucrados, etc.).
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7- Preparar los materiales a usar (Lápiz, borrador, formularios, etiquetas para marcar lo inventariado, tiza, foco, tabla para apoyarse, prensa papeles, etc.). 8- Entregar los materiales y las instrucciones generales por escrito a losdiferentes equipos de trabajo.

PASOS A SEGUIR DURANTE EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO
9- Revisar (Mover, correr, verificar por los laterales o debajo para asegurarse de la existencia o no de la placa) cada uno de los bienes existentes y anotar en el formulario los siguientes datos: 9.1 No placa de la U.C.R. 9.2 Nombre del activo 9.3 No serie 9.4 Modelo 9.5 Marca 9.6 Descripción completa (otrascaracterísticas) 9.7 Ubicación del bien 9.8 Nombre del funcionario responsable 9.9 Otros datos importantes 10- Anotar los bienes que se encuentren sin placa detallando muy bien su ubicación y características. Dejar una señal visible (Ejemplo, una etiqueta adhesiva de color fuerte) a estos bienes para la localización y el plaqueo posterior. 11- Marcar con etiquetas adhesivas o algún otro material los...