Cómo auditar el enfoque a procesos

CON ENFOQUE A PROCESOS

METODOLOGÍA PARA AUDITAR PROCESOS

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En la auditoría con enfoque a procesos, se realizará la evaluación al proceso asignado, atendiendo 2 aspectos: 1.- Diseño del Mapa de Procesos; 2.- Nivel de implementación del enfoque a procesos. Procesos: 1.- Evaluación del Diseño del Mapa de Procesos: calificar: 1.1.- Asignación de valores para calificar: En cada unode los procesos INMAGUSA identificados, intervienen 7 elementos, a cada uno de estos elementos se les ha asignado un valor en puntos en función de la importancia y grado de contribución del elemento a la efectividad del proceso:

ELEMENTO
Entradas Proceso Salidas Infraestructura Documentos Personal Indicadores

VALOR ASIGNADO (en puntos) 200 100 150 100 50 150 250

Total puntos del proceso1000

El total de puntos asignado a cada elemento es la máxima puntuación que puede obtener y la suma de puntos de cada elemento es la calificación final del proceso. 1.2.1.2.- Criterios para calificar el diseño del Mapa: 1.2.1.- Según el Despliegue de Procesos INMAGUSA y el Plan de Auditoría, se solicitará el Mapa de Procesos a revisar al dueño de éste. 1.2.2.- Se procederá a revisar elcontenido de cada elemento y se otorgará la puntuación por elemento asignada en punto 1.1, dependiendo del cumplimiento con lo siguiente:
• Definición de recursos necesarios y suficientes en cantidad, calidad y tiempo. • Definición de la aceptación de cada entrada para el proceso. • Consideración de las 6M’s en la definición de las entradas. • Verificar que los criterios de aceptación de lasentradas sean objetivos y medibles. • Verificar la existencia del diagrama de flujo del proceso o procedimiento vigente y claro, que incluya todas la etapas del proceso. • Verificar que se indique en el mapa y que se incluya en el diagrama de flujo la interrelación con otros procesos. • Verificar que se haya definido una(s) salida(s) ---producto o servicio--- acorde a la misión del proceso y que cumplacon los requerimientos de cantidad, calidad y oportunidad del proceso Cliente. • Verificar que los criterios de aceptación de cada salida se encuentren definidos y que sean objetivos y medibles.

Entradas

Proceso

Salidas

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Infraestructura

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• Verificar que se encuentren mencionados equipos, maquinaria, herramientas y herramentalescríticos para el desarrollo del proceso, identificar EIMP’s necesarios y cuestionar sobre la asignación adecuada de equipos, herramientas y herramentales para la realización de las actividades. • Verificar que se encuentren enunciados los documentos clave para el desarrollo del proceso (procedimientos, instructivos, etc.), así como que se hayan identificado los documentos externos necesarios para realizarla actividad. • Revisar que no exista falta de documentación en actividades críticas del proceso o que su ausencia afecte la calidad del producto. • Revisar que hayan sido mencionadas en el mapa todas aquellas funciones que intervienen de manera directa en el desarrollo del proceso. • Verificar que se hayan construído objetivos adecuados a la misión del proceso y a sus salidas. • Revisar que losindicadores para cada objetivo sean los apropiados. • Revisar el establecimiento de una frecuencia razonable de monitoreo de cada indicador. • Designación de un responsable de monitoreo de cada indicador. • Establecimiento de un responsable del análisis de la información.

Documentos

Personal

Indicadores

1.2.3.- Se sumará la cantidad de puntos obtenida, la cual será la calificaciónfinal del obtenida proceso en el primer aspecto evaluado: Diseño del Mapa. procesos: 2.- Evaluación del Nivel de implementación del enfoque a procesos: La evaluación principia con la aplicación de un cuestionario por proceso, el cual consta de una cantidad determinada de afirmaciones para cada uno de los elementos mencionados en el punto anterior (ver cuestionario anexo). Para cada respuesta se...