Cómo dirigir reuniones productivas

CÓMO DIRIGIR REUNIONES PRODUCTIVAS

Yolanda de Monterrosa (El Salvador)

INTRODUCCIÓN

* Las reuniones de trabajo, son indispensables para las empresas, ya que es ahí donde se elaboran los planes, se diseñan estrategias, y se evalúan los desempeños del personal.

* Los principios de una Reunión de Éxito están basados en el concepto de SINERGIA, palabra que en griegosignifica cooperación y que se define como el concurso activo y concertado de varios elementos para realizar una función.

Objetivo General

Identificar las principales ventajas de realizar reuniones dentro de las organizaciones empresariales.

Objetivos Específicos

1. Dar a conocer el proceso correcto para que una reunión sea productiva para la empresa.
2. Comprender dicho proceso yaplicarlo en nuestra vida laboral y personal.

Algunos antecedentes

Las reuniones siempre han sido necesarias para llevar a cabo un objetivo, y se han realizado a lo largo de la historia. Por ejemplo, en uno de los escritos más antiguos de la historia, que es la Biblia, se menciona como los israelitas se reunían constantemente para planear estrategias militares y solucionar problemas.Definición

La palabra reunión se define como un “conjunto de personas reunidas”.

Permite la mezcla de ideas e información para llegar a la toma de decisiones en conjunto, ya que los participantes pueden expresarse democráticamente.

UTILIDAD DE LAS REUNIONES

* Es la forma más efectiva de lograr la interacción y el compromiso de personas hacia una meta determinada, ya que se logratrabajar en equipo.
* Brindan la oportunidad de acceder a información muy importante, y la circulación de ideas.
* Permiten aclarar todas las dudas en el momento de su realización.
* “Se ha calculado que los directivos dedican hasta el 75% de su tiempo a reuniones formales e informales, puesto que las consideran el verdadero mecanismo de integración en el sistema empresarial “.PRINCIPIO DE PARETO

20% del tiempo

80% de resultados

PRODUCE

Clasificación de reuniones

* CONVENCIÓN: Grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, etc. y que se reunen en una fecha o lugar determinados previamente, para tratar asuntos de interés y tomar decisiones al respecto.
* CONGRESO: Grupo de personas orepresentantes de grupos que comparten (como en el caso anterior), intereses similares. En la mayoría de los casos, este término se aplica a reuniones internacionales de ciencias médicas o profesionales, sin excluir otro tipo de organizaciones.
* CONFERENCIA: reunión similar a las anteriores, con la diferencia primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita por logeneral a exponentes destacados en una especialidad.
* SEMINARIO: Conformado por una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus áreas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos que comparten su interés por el tema.
* MESA REDONDA: reunión formada por un número limitado de técnicos o expertos, así como departicipantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimientos bajo la guía y control de un coordinador . Entre otras.
* PANEL O FORO: reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes

TIPOS DE REUNIONES

Reuniones de Negociación:

Son las reuniones en las que se toman decisiones relacionadas a una negociación específica, ya sealaboral, o venta de productos o servicios.
Objetivos:
* Diagnosticar, estudiar y/o resolver un problema.
* Fijación o modificación de acuerdos que beneficien a las partes negociadoras.
* Toma de decisiones.

Reuniones Informativas:

Son las reuniones en donde se comunican a los participantes una decisión tomada; ya sea informarles de un plan, un nuevo proyecto, etc....