Cómo sacar partido de los sistemas de gestión documental

Cómo sacar partido de los sistemas de gestión documental
Muchas empresas llevan demasiado tiempo condicionadas por unos procesos deficientes de gestión de la información. El empleado medio dedicadel 30 al 40 por ciento de su tiempo a buscar la información necesaria para completar sus tareas en papeles, correos electrónicos, documentación impresa, discos duros compartidos y archivadores.

¿Y sitodas esas horas se dedicaran a incrementar la competitividad de la empresa? No es ninguna sorpresa que las empresas y organizaciones con visión de futuro empiecen a usar documentos digitales ysoluciones de gestión de contenido empresarial para obtener una ventaja competitiva en el mercado global.

4 ventajas esenciales
La documentación en papel no es el problema, pero tampoco ninguna solución. Acontinuación se explican cuatro maneras en las que la gestión documental digital permite mejorar su organización:
1. Mayor eficiencia y productividad, si se actualiza un sistema de archivado en papela una solución digital, los empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, elpersonal se centra en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.
¿Lo sabía? Sin un sistema adecuado de gestión de contenido empresarial, los empleadosdedican una media de 18 minutos a buscar un documento.
2. Reducción de costes de archivado de documentos y material, la creación y el archivado de documentos en papel tienen un coste elevado. Un archivo decuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y cuesta 1500 € al año. Mantener doce archivadores de este tipo requeriría contratar a una persona. El cambio a un sistema de gestión documentaldigital permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal.
¿Lo sabía? En una empresa mediana, los documentos en papel se acumulan a una tasa anual de un 22 por ciento, es...