Caja Chica Y Conciliaciones Bancarias

Control contable del efectivo

Serie de reglas y procedimientos que se implantan en la empresa para salvaguardar sus activos (efectivo). Las reglas más importantes del control del efectivo son:

➢ Se debe depositar diariamente todo el dinero que entra a la empresa.
➢ Todo pago debe hacerse por medio de cheques.
➢ No se debe mantener sumas de dinero ociosas.
➢ Se deberealizar la conciliación bancaria mensualmente, apenas se reciba el estado de cuentas del banco.

Lo anterior porque el efectivo es el activo más liquido, sujeto a robos y a la malversación, aparte de que es el activo que más fácilmente se transforma en otro activo; por ejemplo si se compran mercancías estamos cambiando efectivo por mercadería (inventario).
Esto nos obliga a pensar en un métodopara realizar pagos pequeños y cumplir con el control contable del efectivo. Esto se logra con el establecimiento de una caja chica:

Caja Chica: Es un fondo fijo de dinero que se tiene en la empresa para realizar pagos menores. Se deben considerar las siguientes recomendaciones:

• El monto de caja chica debe ser fijo.
• Realizar arqueos sorpresivos.
• No se deben cambiarcheques con el dinero de la caja chica.
• Se debe cancelar los comprobantes en el momento de ser reintegrados.
• El monto fijo del fondo de caja chica depende del tamaño de la empresa.

Se recomienda pagar con el fondo de caja chica:
✓ Viáticos, pasajes, parqueo, combustible, peajes, etc.
✓ Papelería y útiles, artículos de limpieza y algunos servicios públicos.Pasos para establecer y administrar un fondo de caja chica.

1- Autorización y apertura: Una persona autorizada realiza la apertura de la caja chica, establece el monto y nombra al custodio de dicho fondo. Se recomienda crear un reglamento de caja chica. Una vez efectuados estos trámites se procede a girar un cheque a nombre del custodio para que se inicie el funcionamiento de dicha caja.El asiento de apertura es el siguiente:
xx-xx-xx CAJA CHICA XXX
BANCO XXX
Registro de apertura de caja chica
----------------------//----------------------


2- Operación de la caja chica: El custodio cambia el cheque y la caja puede iniciar sus operaciones. Pueden presentarse varios tipos de transacciones:❖ Los empleados efectúan por su cuenta las compras y pagos de servicios, y posteriormente presentan las facturas para su reintegro.
❖ Existen algunos desembolsos que no requieren comprobantes por ejemplo los pasajes, por lo tanto se tiene que realizar un formulario llamado Vale de caja chica que indique el monto, fecha, concepto, autorización y recibo conforme.
❖A veces sucede que el empleado necesite dinero por adelantado para comprar algún implemento, por lo tanto debe existir otro formulario llamado Vale Provisional de caja chica que indique la fecha, monto, autorización, recibo conforme y debe tener una fecha limite para su liquidación.
Los Vales Provisionales no están sujetos a reintegro pues aún no se ha realizado el gasto ni seconoce por cuanto va a ser.


En ninguno de los casos anteriores se debe realizar el registro contable.

3- Reintegro de caja chica: Cuando el custodio considera que ya se a consumido una parte significativa de los fondos de la caja, se debe realizar el respectivo reintegro para lo cual se deba presentar las facturas pagadas y un detalle de los gastos. Supongamos que se han hecho lossiguientes gastos:

-Gasto por artículos de oficina
-Gasto por combustible y lubricantes
-Gasto por viáticos
-Gasto por artículos de limpieza

El asiento para registrar el reintegro de caja chica es el siguiente:
xx-xx-xx GASTO POR ARTÏCULOS DE OFICINA XXX
GASTO POR COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES XXX...