caja chica


DEFINICION
La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que existe en la misma por aportes de sus dueños o por ingresos derivados de su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares seguros, y no están a disposición directa de quienes manejan la entidad.
Resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámiteshabituales de autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto máximo.
Tal vez se trate de enviar una documentación urgente, sacar fotocopias, servir un refrigerio a un cliente importante, abonarpapelería faltante, proceder al arreglo de cerraduras, gastos de viáticos no habituales, etcétera, que requieren una resolución inmediata, y pago en efectivo, pues no justifica la emisión de cheques.
Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deberá requerir los comprobantes de gastos, que deberán justificarse ante los superiores, y registrarse, para hacer una rendición mensual decuentas, gastos que podrán descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.





IMPORTANCIA DE LA CAJA CHICA EN UNA EMPRESA
En todas lasempresas, tanto del estado como privadas, debe existir una caja chica para así controlar los gastos menores del día a día que se deben pagar en efectivo, al igual que todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de cheques o transferencia bancaria.
La caja chica es importante, ya que en toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que necesitan ser contabilizados, controlados y asítomarlos en cuenta a la hora de la declaración de impuestos fiscales. Recordemos que este tipo de gastos son aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa en lugar de cuentas personales.
Para manejar una caja chica, debemos tomar en cuenta cuáles son los tipos de gastos que se incluyen. Entre ellos están compra de material de oficina, reparaciones menores, combustible,peajes, parqueos, tarifas de transporte público, entre otros. Tengamos siempre presente que la caja chica es para salir de apuros diarios y no para gastos por montos que sobrepasen el límite establecido.
Ventajas y cuidados de la caja chica
Crear una caja chica tiene sus ventajas, como por ejemplo, una mayor facilidad de llevar la cuenta de gastos menores en los libros contables; estos gastos tienenvalor y respaldan la contabilidad de la empresa ante el fisco. También facilita archivar gastos agrupados de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, y sobre todo, se tiene un mejor control de todas las compras de montos que están por debajo de los gastos generales.
Es importante tener presente que debemos ser bastante ordenados, y sobre todo, honestos, ya que la caja chica a pesar deque maneja montos pequeños, sigue siendo un dinero que no nos pertenece y debemos ser cuidadosos a la hora de manejarlos.
OBJETIVO
Mantener la disponibilidad financiera que permita cubrir los gastos menores de las unidades operativas, derivados de su funcionamiento interno.


DOCUMENTOS DE CAJA CHICA
Utilización fondo de caja chica.
Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibelleva un vale de caja chica debidamente autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.
El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.




Procedimiento uso caja chica cuenta corriente.
1- El encargado del fondo  recibe la factura o comprobante de crédito fiscal u otro documento que ampare la compra realizada, la cual debe tener el aval correspondiente...