caja chica

 CAJA CHICA

La caja chica es un fondo que la empresa emplea `para los gastos menores de la empresa que no se debita cada vez que entra dinero a la caja chica.


ASIENTOS DE CAJA CHICA
1. Constitución del fondo de caja chica
 
Debe
Haber
Caja chica
X
 
Bancos
 
X
Se constituyen tantos fondos de caja chica como sea necesario.
Se estima una cantidad de dinero que cubra lasnecesidades de pequeños pagos durante un determinado lapso.
Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la persona que se va a encargar de su custodia y manejo.
Se establecen una serie de normas para su funcionamiento (por ejemplo, prohibir hacer pagos de caja chica por montos superiores a cierta cantidad, establecer qué persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo)Documento fuente. Escrito interno autorizado por un directivo de alto nivel, en donde se aprueba la constitución del fondo de caja chica

2. Incremento del fondo de caja chica
 
Debe
Haber
Caja chica
X
 
Bancos
 
X
Se disminuye el fondo cuando es innecesariamente grande.
Documento fuente. Escrito interno autorizado por un directivo de alto nivel, en donde se aprueba el incrementodel fondo de caja chica

3. Disminución del fondo de caja chica
 
Debe
Haber
Bancos
X
 
Caja chica
 
X
Se incrementa el fondo cuando resulta insuficiente.
Documento fuente. Escrito interno autorizado por un directivo de alto nivel, en donde se aprueba la disminución del fondo de caja chica

4. Cancelación del fondo de caja chica
 
Debe
Haber
Bancos
X
 
Diversas cuentas
X
 Caja chica
 
X
Documento fuente. Escrito interno autorizado por un directivo de alto nivel, en donde se aprueba la cancelación del fondo de caja chica

OPERACIONES CONTINUAS

a) Desembolsos de caja chica (*)
 
Debe
Haber
Diversas cuentas
X
 
Gastos a comprobar
X
 
Caja chica
 
X
 
b) Comprobación de gastos con sobrante de dinero (*)
 
Debe
Haber
Diversas cuentas
X
 Caja chica
X
 
Gastos a comprobar
 
X
 
c) Comprobación de gastos con faltante de dinero (*)
 
Debe
Haber
Diversas cuentas
X
 
Caja chica
 
X
Gastos a comprobar
 
 X
(*) Generalmente no se contabilizan al momento. Se registran con el reembolso de caja chica)
El cajero paga los comprobantes que le presentan o entrega dinero a comprobar a cambio de vales provisionales. Losvales provisionales son substituidos después por los comprobantes definitivos.
Cada vez que el cajero de caja chica efectúa un desembolso registra las operaciones realizadas y guarda la constancia que justifica los pagos hechos.
Generalmente se opta por no registrar los movimientos sino hasta el momento de la solicitud de reembolso del fondo de caja chica, cuando se reúnen todos los comprobantes,que serán entregados junto con la petición de reposición del dinero desembolsado.
No se afecta la cuenta "Caja Chica" ya que su saldo solo se mueve cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o disminuir el fondo, o cuando se cancela.

d) Reembolso del fondo de caja chica
 
Debe
Haber
Diversas cuentas
X
 
Gastos a comprobar
 
 
Bancos
 
X
Documentos fuente. Comprobantes degastos autorizados y solicitud de reembolso de caja chica.
Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto período de tiempo preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes por los pagos realizados y se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo y así sucesivamente.

e) Cierre de periodo
 
Debe
Haber
Diversas cuentasX
 
Caja chica
 
X
 

EJEMPLO 1

Por la Constitución del fondo

Almacenes “El Cóndor” en fecha 1 de marzo de 2014 entrega a su empleada Srta. Nora Girón la suma de Bs 1.000 para que maneje como caja chica y cubra algunos gastos menores. Para esto gira el cheque Nro. 85705 del Banco Sofitasa.

El asiento inicial que se realiza es:

01-03-14
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Caja Chica
1.000.00...