CAJA CHICA

PROCEDIMIENTOS:
CAJA CHICA
Objetivo del Procedimiento:
Describir detalladamente los pasos para la apertura y el uso de Caja chica, la cual será utilizada para realizar pagos en efectivo de acuerdo con la normativa establecida.
Políticas y/o normas del procedimiento:
El aumento o disminución de la caja chica en LAUCA C.A será autorizada por el gerente, previa solicitud por escrito. La mismasolicitud se hará mediante un oficio con las especificaciones para su aumento, disminución o apertura de la misma, junto con todos los datos (nombres y apellidos, cédula , cargo que ocupa y firma) de la persona encargada de la caja chica
El administrador de la empresa será el responsable de redactar un Acta para la apertura, aumento o disminución de la caja chica los cuales debe contener losprincipales datos de la persona encargada de la misma (nombres y apellidos, cédula de identidad y cargo que ocupa el mismo) así como el monto que se maneja en ella
El administrador tiene la responsabilidad de la apertura de la misma
Se debe llevar un libro sobre el control detallado de la caja chica cada vez que se realice el arqueo (Números de factura junto con el monto gastado, fecha de la operación…)El dinero de la caja chica será utilizado para gastos menores (menores a 20 UT), en ningún momento será utilizado para el pago de viáticos y salarios
Cada uno de los gastos que se realice con el dinero de caja chica deberá estar soportada con su factura correspondiente (cumpliendo con todos los requisitos establecidos por el SENIAT), deberán estar identificadas con el nombre y RIF de la empresa y asu vez deberán estar debidamente inutilizadas con el sello de “CANCELADO”.
Los fondos no podrán utilizarse para cambios de cheques, vales personales o viáticos
Cuando se vayan a realizar gastos menores deben gestionarse mediante la forma “comprobante provisional para el retiro de efectivo por caja chica”
El “comprobante provisional para el retiro de efectivo por caja chica” debe contener la firmadel encargado de la misma en señal de comprobación
Una vez realizado el pago el solicitante del efectivo debe entregar al encargado de la caja chica la Factura
Los Fondos de la caja chica se utilizarán para:
Pago de Taxis
Fotocopias
Artículos de oficina
Cualquier otro gasto menor que se necesite para no entorpecer el funcionamiento de la empresa
NOTA: todas aquellas facturas que se presentencon tachaduras, enmendaduras o borrones no se podrán incluir como soporte de gasto de la caja chica.
Descripción del procedimiento:
1. Se elabora un oficio de “solicitud de constitución o de aumento o disminución de la caja chica” de acuerdo con las normas establecidas para éste procedimiento, para su posterior autorización por parte del gerente.
2. El gerente recibe la “solicitud de constitución ode aumento o disminución de la caja chica” y analiza la conveniencia de la misma.
2.1. En el caso de no autorizar la constitución, aumento o disminución de la caja chica informará a la Unidad solicitante mediante un oficio escrito especificando las razones por las que se rechaza la solicitud
2.2. En caso de autorizar la constitución, aumento o disminución responderá a la Unidad solicitantemediante oficio indicando los lineamentos de su autorización remite dicha información al Departamento de Dirección de Administración y Finanzas.
3. La Dirección de Administración y Finanzas recibe por parte de la Unidad solicitante la “solicitud de constitución o de aumento o disminución de la caja chica” junto con una copia del oficio de autorización enviado por el gerente, la dirección procede averificar que se cumpla con las normas establecidas.
3.1. En caso de no cumplir con las normas de la caja chica informará a la Unidad solicitante mediante un oficio indicando las observaciones del caso
3.2. En caso de cumplir con las normas establecidas para la caja chica autoriza al encargado de la caja chica y prepara la constitución, aumento o disminución de la misma y redacta el Acta para su...