Caja General

CAJA GENERAL, CAJA MENOR, BANCOS

La contabilización del reembolso será

Cuenta Detalle Parcial Debe Haber
5----- Gastos xxx
5---- Gastos xxx xxx
1110 Bancos xxx
11100 Moneda N xxx

Sumas iguales xxx xxx

Arqueos de la caja menor: se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por funcionariosdesignados por los administradores, diferentes de quienes manejan la(s) caja(s) menor (es), con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan: constatando los recursos asignados a la(s) caja(s) menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestalesautorizados en las respectivas comunicaciones de apertura, independientemente de la verificación por parte de la auditoria.
De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informa suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las caja(s) menor(es). Copia del informe se debe remitir a la gerencia administrativa y/o financiera.
En caso depresentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la gerencia administrativa y/o financiera informara de ser pertinente, a la gerencia general para las investigaciones administrativas a que haya lugar y a contabilidad par los registros correspondientes.
En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, los comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valortotal autorizado para la caja menor.
Prohibiciones: Se establecen la siguiente prohibición para el manejo de la(s) caja(s) menor(es):
1 Atender gastos personales o préstamos y cambiar cheques del funcionario que tenga a su cargo la caja menor, o de cualquiera otra persona.
2 Adquirir elementos que existan en el ente económico.
3 Adquirir elementos devolutivos.
4 Fraccionar pagos de unmismo elemento o servicio.
5 Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la caja menor.
6 Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito.
7 Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina.
8 Girar cheques en descubierto.
9 Permitir demoras mayores a ( ) días hábiles para la legislación de recibosprovisionales.
10 Trasmitir compras de bienes y/o servicios a crédito en el compromiso de cancelarlos con los recursos de la caja menor.
11 Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad.
12 Atender pagos por servicios públicos y arrendamiento de inmuebles.
13 Consignar recursos obtenidos por recaudo de servicios que presta la empresa.
Cuando por cualquier circunstancia unacaja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizado en su totalidad.
Póliza global de manejo: Con cargo a la empresa, la Gerencia Administrativa y/o Financiera responsable de gestionar ante la compañía de seguros respectiva, la inclusión en la póliza global de manejo vigente de los funcionarios a quienes se designe para el manejo dela(s) caja(s) menor(es).
Reintegros definitivos: Al cierre de cada periodo se deben legalizar toda(s) la(s) caja(s) menor(es), reintegrando a la cuenta bancaria que determine la gerencia administrativa y/o financiera los saldos en efectivo y los saldos en bancos, de tal manera que las cuentas corrientes de caja menor queden en ceros y se debe elaborar la correspondiente comunicación delegalización de legislación de la caja menor.
La legalización definitiva de la(s) caja(s) menor(es), constituidas durante el periodo, se hará antes del 31 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio...