caja menor

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Cuando se agota el fondo de caja menor o llega al monto determinado por la empresa se procede a reembolsar el dinero utilizado.

CONTABILIZACION:

El fondo de caja menor solo se contabiliza cuando se crea, se aumenta, se disminuye o elimina, no cuando se realiza un reembolso, por esta razón se considera un fondo fijo.
AUMENTOS Y DISMINUCIONES DEL FONDO DE CAJAMENOR

Cuando se presentan demasiados reembolsos, lo que dificulta la contabilidad para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo de dos veces al mes para el caso contrario este se debe disminuir.
AUMENTO: Para aumentar la caja menor se hace el siguiente registro contable;



CUENTA
DEBITO
CREDITO
Caja menor
xxx

Bancos o caja general

xxxDISMINUCIÓN:


CUENTA
DEBITO
CREDITO
Caja

xxx
Caja menor
xxx


Autorización de cajas menores
Las cajas menores se deben crear mediante orden emitida por la Gerencia General
2. Apertura de cajas menores
La Gerencia Administrativa y Financiera será la dependencia encargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituyan las cajas menores y de coordinar eltrámite para contar con la Disponibilidad Presupuestal
Respecto a los pagos de caja menor, el encargado de su manejo debe registrar en el control o libro correspondiente:
a) El código al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable;
b) Su monto bruto;
c) Las deducciones practicadas concepto y monto;
d) El monto líquido pagado;
e) La fecha del pago;
f) El NIT delbeneficiario, y
g) Los demás datos que se consideren necesarios.
Así mismo se debe adicionar en el registro diario, la forma de pago de la compra, indicando si se realizó en cheque o efectivo
Los recursos asignados a las cajas menores se deben distribuir de la siguiente manera:
50% para atender gastos por pago de los siguientes servicios:
Mantenimiento equipos de oficina.
Mantenimiento de edificios.Mantenimiento equipo de transporte.
Comunicaciones y transporte.

30% para atender gastos por compra de los siguientes bienes:

Combustibles.
Papelería y útiles de escritorio.
Elementos de aseo y cafetería.
Impresos y publicaciones.
Otros materiales y suministros.
20% atender gastos de personal por viáticos y gastos de viaje
Nota: Para pago de viáticos y gastos de viaje con recursos delas cajas menores se requiere autorización escrita del ordenador del gasto, que debe adjuntarse a la solicitud de reembolso como requisito para la legalización del gasto.
Los recursos asignados a las cajas menores de la Oficina Central, se deben distribuir de la manera como se estipule en la respectiva comunicación de asignación.
Reembolsos y legalización de la caja menor
Con sujeción a lodispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses deconstituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el último reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera , una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del Puc , para su correspondiente trámite de reembolso y registro , acompañada de la comunicación de reconocimiento de gastos.
En la legalización de losgastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc , bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con...