Caja Menor

Procedimiento para el manejo de las Cajas Menores creadas en efectivo
y en cuentas corrientes

El presente instructivo tiene como propósito unificar los procedimientos
para el manejo de las cajas menores

1. Autorización de cajas menores
Las cajas menores se deben crear mediante orden emitida por la Gerencia General

2. Apertura de cajas menores
La Gerencia Administrativa y Financieraserá la dependencia encargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituyan las cajas menores y de coordinar el trámite para contar con la Disponibilidad Presupuestal

3. Apertura de cuentas corrientes
Los fondos de las cajas menores superiores a $1.500.000 de la Principal y Sucursales se deben manejar en cuentas corrientes a nombre de La empresa indicando -Nombre delcuentadante; para ello, la Gerencia Administrativa y Financiera debe enviar comunicaciones a los Bancos seleccionados presentando a los funcionarios responsables del manejo, a efecto de que sea autorizada la apertura de las respectivas cuentas corrientes.
Habrá fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo hasta por $1.500.000 y se abrirán de acuerdo con los requerimientos de lasAgencias.

En las cuentas corrientes que se establezcan de conformidad con el presente reglamento, no se pueden registrar transacciones por consignaciones o retiros diferentes a los inherentes al manejo de los recursos de las cajas menores.

4. Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores .
El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por losfuncionarios asignados para su manejo, en registros en excel de acuerdo con la estructura de control que establezca la Gerencia Administrativa y Financiera. Registro que en cualquier momento puede ser verificado en linea desde la Oficina Central
Se deben manejar los siguientes controles :
Un control de Bancos, para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos que afecten el saldo de la cajamenor.
Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados
Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según los comprobantesy valor del Iva. .
La primera entrada en el control de Bancos (partida débito) corresponde al registro del abono en la Cuenta Corriente que realicen los bancos por el giro de fondos que efectúe la empresa o en su u defecto por la consignación que de los cheques tramite la Dirección Financiera por la transferencia electrónica de fondos; y la primera salida (partida crédito) cuando se efectúe elretiro del dinero de la cuenta corriente mediante giro del cheque por parte del funcionario autorizado para el manejo de la cuenta corriente y se disponga de él en efectivo.
El funcionario autorizado para el manejo de la caja menor, debe enviar con Oficio a la Dirección Financiera , copia o certificación de la consignación que se efectúe a la cuenta corriente, expedida por la Entidad Bancariarespectiva.
La primera entrada (partida débito) en el Control diario de la caja menor, corresponderá al valor del primer cheque que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y la primera salida (partida crédito) cuando se inicie el pago de los bienes o servicios.
Si los registros Auxiliares se llevan en forma manual, los errores de transcripción que se lleguen a presentar se deben corregirmediante la anotación respectiva en el renglón siguiente, de tal manera que quede constancia de la corrección.
No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.
Cuando sea necesario anular un folio se deben trazar dos líneas paralelas, entre las cuales se indicará la razón de la anulación, la fecha y la firma del responsable del libro contable.
Cuando por alguna circunstancia sea...