Cajas Chicas

Las ventajas de usar una Caja Chica
Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a su negocio:
1. Puede separar los gastos del negocio de los gastos personales.
2. Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos menores en los libros del negocio.
3. Tendrá los recibos para respaldarlas deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores.
4. El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentación de estos gastos todos juntos en un archivo.
5. Al saber donde se está gastando el efectivo, estará en mejores condiciones para controlarlo.
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Ventajas y cuidados de la caja chica
7. Lasprincipales ventajas del tener una caja chica son por ejemplo, facilidad de la contabilidad de gastos menores en los libros contables, estos gastos tienen valor y respaldan la contabilidad de la empresa ante el fisco, también facilita archivar los gastos juntos sin necesidad de una explicación específica para cada uno de ellos y sobre todo se tiene un mejor control de todas las compras de montos queestán por debajo de los gastos generales, tales como las planillas.
8. Es importante tener presente, que debemos ser bastante ordenados y sobre todo honestos, ya que la caja chica a pesar de que maneja montos pequeños, sigue siendo un dinero que no nos pertenece y debemos ser cuidadosos a la hora de manejarlos.
9. Procedimiento para la Caja Chica
10. Estableciendo la Caja Chica
11. Unfondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta específicamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio que usted maneja desde su hogar, probablemente usted mismo va a manejar la caja chica. En una pequeña empresa con más de una persona, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo según lasnecesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica dependerá de la naturaleza del negocio: cuántos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto período, como un mes, por ejemplo.
12. Paraestablecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque está contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque está canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequeña caja de seguridad, en un cajón del escritorio bajo llave oen algún otro lugar donde está seguro.
13. Usando la Caja Chica
14. Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera:
15. Cada vez que se necesita efectivo para hacer algún trámite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja uncomprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien solicitó el efectivo, la fecha, el monto y el propósito. Se puede comprar comprobantes estándares en negocios donde venden útiles de oficina, o puede usar su propio formato. El comprobante puede ser simplemente un papelito y si usted mismo, como el propietario del negocio, está manejando la caja chica, el comprobante básicamente sirve comoun recordatorio para usted que ha sacado dinero de la caja chica.
16. Cuando la persona quien solicitó el dinero de la caja chica ha hecho su trámite o compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo, se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar...