calabras con circun

CONCEPTO DE ARCHIVO
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.



Clases de archivo

 Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde aquí se atiende a losdistintos dptos. de la empresa. Cuando una sección o dpto. necesita disponer de cierta documentación, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas:
 El archivo lo atiende profesionales especialistas.
 Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación
 Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
 También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información.Modelo de documento de petición
Datos del Peticionario
Nombre y apellidos
Departamento
Cargo
Documento Solicitado
Número de registro
Documentación (clase, tipo, fecha, etc.)
FECHA DE ENTREGA: Recibí
FECHA DE DEVOLUCIÓN:
 Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común. Ventajas:
 Mayor proximidad yaccesibilidad.
 Evita los trámites de petición.
Inconvenientes:
 Se repiten tareas de archivo.
 Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos.
 Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles:
Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.

 Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la documentación que maneja cada uno.
 Archivo general: Se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos.
 Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta con frecuencia
 Archivo semiactivo: Serecogen documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.
 Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo perdido su vigencia o carácter actual conservan un valor histórico o documental para la empresa.
MOBILIARIO
Estanterías; conjunto de baldas horizontales para guardar carpetas archivadoras.
Estanterías modulares; contiene una seriede cajas de plástico de colores.
Armarios para carpetas suspendidas; clásico mueble metálico para carpetas en suspensión.
Armario sobre raíles; estanterías que se desplazan por unos raíles.
De seguridad; muebles ignífugos, antitérmicos o con clave de acceso.
 Confidencialidad de la información y documentación.
La empresa tiene que tener confidencialidad con la información recibida de lasterceras personas, y solo podrá enviarle información si el usuario indicó recibirlos. El usuario tendrá derecho a solicitar cada doce meses información de sus datos incluido en los ficheros de forma visual, copia, fotocopia, etc …
 Sistema de clasificación del archivo.
*Sistema convencional.
CARPETAS
Clasificadoras; están en desuso (cada vez se utiliza menos).
Simples; más utilizada.Colgantes; con dos enganches en la parte superior que permite su colocación sobre las guías de un bastidor con ruedas.
CARPETA ARCHIVADOR
Tipo A-Z; su accionamiento es por palanca.
Con anillas; dos anillas para archivar los documentos una vez perforados.
MOBILIARIO
Estanterías; conjunto de baldas horizontales para guardar carpetas archivadoras.
Estanterías modulares; contiene una serie de cajas deplástico de colores.
Armarios para carpetas suspendidas; clásico mueble metálico para carpetas en suspensión.
Armario sobre raíles; estanterías que se desplazan por unos raíles.
De seguridad; muebles ignífugos, antitérmicos o con clave de acceso.
*Sistema moderno derivado de las nuevas tecnologías.
MICROFILM
Se utiliza en las grandes empresas






y consiste en realizar fotos a...