Calidad de Archivo

UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCÍA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ















CURSO EXPERTO EN CONSERVACIÓN Y GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA UNIA, ESPAÑA.

DIPLOMATURA EN CONSERVACIÓN Y GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA PUCP, PERÚ.



PRÁCTICA DE GESTIÓN DE CALIDAD APLICADA A LOS ARCHIVOS


Profesora : Dr. José Luis La Torre MerinoAlumno : Eric Alan Peña Sánchez





Lima, setiembre del 2012
GESTIÓN DE LA CALIDAD APLICADA A LOS ARCHIVOS.
ARCHIVO HISTÓRICO DE LA MUNICIPALIDAD DE LIMA


FACTORES

 FACTOR CLAVE
ESTANDAR
Envío de documentos digitalizados.
15 minutos desde la recepción del e-mail de solicitud.
Entrega de documentos para consulta
15 minutos desde la solicitud en Sala
Entrega de reproducciónde documentos
05 días desde la fecha de solicitud
Respuestas a consultas online
20 minutos desde la recepción del e-mail o llamada telefónica.
 

CUADRO RESUMEN DE SERVICIOS

SERVICIOS
COMPROMISOS
INDICADORES
10 envíos de documentos digitalizados.
Envío de documentos solicitados, por usuarios internos, al área de servicios archivísticos, en el plazo de 30 minutos y en el día.
-Número de documentos digitalizados durante 30 minutos y en el día.
- Número de (15) e-mails de respuesta a los usuarios.
05 consultas de unidades de instalación por usuario y por día
Entrega de la documentación, en un plazo máximo de 20 minutos, en la Sala de Consulta.
Número unidades entregadas en un plazo máximo de 20 minutos y el día.
10 Solicitudes de reproducción de documentos por día.Entrega de documentos solicitados al área de servicios archivísticos, en el plazo de 05 días.
- Número de documentos entregados en el plazo de 05 días.
10 Consultas online de usuarios externos por día.
Envío de e-mail de respuesta a consultas solicitadas (vía e-mail o telefónica) en un plazo de 20 minutos en el día
- Número de respuestas vía e-mail o telefónica en veinte minutosDESCRIPCIÓN DE UN PROCEDIMIENTO DEL
ARCHIVO HISTÓRICO DE LA MUNICIPALIDAD DE LIMA


Procedimiento:
Servicio de digitalización de documentos
AHML-SA-1-1

Departamento:
Servicios Archivísticos
Fecha rige:
01 de enero del 2012

Nº
Responsable
Descripción

1
Asistente Administrativa
Recibe la(s) solicitud(es) de digitalización de documentos de todos los usuarios.

2
AsistenteAdministrativa
Registra la(s) solicitud(es) de acuerdo al formato del servicio de digitalización
3
Asistente Administrativa
Anota un número consecutivo de servicio de digitalización a las solicitudes.
4
Asistente Administrativa
Evalúa que la solicitud cumpla los requisitos y pagos señalados.

Sí, sigue paso Nº 6.
No, sigue paso Nº 5.
5
Asistente Administrativa
Responde vía e-mail que no cumplerequisitos, teniendo un plazo de 03 días para subsanarlo.
6
Asistente Administrativa
Envía la solicitud al Técnico de Archivo
7
Técnico de Archivo
Analiza el requerimiento de la solicitud
8
Técnico de Archivo
Revisa los inventarios, efectuando la búsqueda y localización.

Sí, sigue paso Nº 10
No, sigue paso Nº 9 se responde vía e-mail a la Asistente Administrativa.
9
Técnico deArchivo
Responde vía e-mail al usuario con cargo a la Asistenta Administrativa, solicitando mayor información o desistiendo en la búsqueda.
10
Técnico de Archivo
Extrae la caja archivera para llevarla al área de digitalización.
11
Técnico de Archivo
Extrae la documentación para la captura de imagen
12
Técnico de Archivo
Retira cualquier objeto que impida la captura de imagen del documentosolicitado.
13
Técnico de Archivo
Procede a la captura de imagen bajo el estándar de 300x600, en formato PDF.
14
Técnico de Archivo
Asigna una clave de seguridad y una clave para que no efectúen cambios en la imagen
15
Técnico de Archivo
Guarda la imagen en Archivos Electrónicos con la signatura correspondiente, de acuerdo a la procedencia del documento de archivo, en la base de datos....