Calidad en 4 pasos


EL PROCESO DE UNA AUDITORÍA


La Auditoría de Calidad debe constar de 4 etapas. Estas deben aplicarse rigurosamente en las auditorías externas pero pueden ser también aplicables, con las modificaciones necesarias, en las auditorías internas.

Estas cuatro etapas son las siguientes:

1.- Recopilación de información.

2 .-Reunión previa

3 .- Proceso de la auditoría

4 .- ReuniónFinal


ETAPA 1. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN


Mediante llamadas telefónicas, cartas, cuestionarios, visitas de reconocimiento o cualquier otro medio de comunicación o combinación de ellos se obtienen la siguiente información:


. Tamaño, complejidad y alcance de la organización a auditar en lo que respecta a su superficie, fuerza y rango de productos.


. La propia opinión de laorganización respecto a cómo cumple los requisitos de Calidad normalizados objeto de la auditoría.


. Certificaciones de homologaciones de clientes o Certificaciones de organismos independientes.

Para las auditorías es útil disponer previamente del Manual de Calidad, de forma que pueda prepararse la misma con anterioridad a la visita del equipo auditor a la organización.

Toda lainformación obtenida de esta manera permitirá al auditor conocer qué es lo que se hace y planificar las actividades de la auditoría en función de la cantidad de trabajo a desarrollar.

ETAPA 2. REUNIÓN PREVIA


Habiéndose preparado el grupo auditor, la primera actividad de la auditoría es la reunión de introducción. En ella el jefe auditor deberá exponer varios puntos:
. Presentarse así mismo y a su equipo
. Explicar el alcance de la auditoría y asegurarse de que ésta es comprendida, incluyendo:
· Determinación de la norma a usar como base de la auditoría y acordar la secuencia de la realización.
· Explicación de las diferencias entre los diferentes tipos de desviaciones, si se va a utilizar esta clasificación. En las auditorías por una tercera parte estaclasificación adquiere especial importancia, puesto que una desviación de gran alcance puede impedir la certificación.
· Dar detalles del objetivo de la reunión final.
· Conocer la documentación que constituye la aplicación del Sistema de Calidad de la organización auditada y que será utilizada durante la auditoría de cumplimiento.
· Asegurarse de que los interlocutores de nivel suficiente estándisponibles y que han sido debidamente informados.
· Confirmar que se han hecho los arreglos oportunos como disponer de la oficina a utilizar, lugares a visitar, comidas, etc.
· Verificar que los niveles directivos de la organización han sido informados de que la auditoría está teniendo lugar.
· Preparar una visita a las instalaciones o un mapa de ellas, para el equipoauditor.
· Invitar a preguntar dudas acerca de la auditoría.
Una vez completadas estas actividades, el equipo se trasladará a su oficina, o local reservado para ello, para poner en orden la información y para preparar los horarios a los que deberán reunirse para comentar la planificación de los trabajos.

ETAPA 3. PROCESO DE LA AUDITORÍA


Si el Manual de Calidad de la organización no fuerecibido para preparar la misma, antes de comenzar este punto un miembro del equipo deberá
revisar el mismo.
Mientras dure la auditoría, el jefe de equipo será responsable de asegurar varios aspectos:

· Se cubren todos los objetivos de la auditoría.

· Se elaboran informes claros y precisos de las desviaciones detectadas.

· Todas las desviaciones se basan en evidencias objetivas.

· Lasreuniones de enlace con su equipo y reuniones de revisión se mantendrán regularmente durante la auditoría.
· La auditoría marcha de acuerdo al plan establecido y los recursos son conducidos según las necesidades para alcanzar los objetivos.
· Si se utiliza la clasificación de desviaciones/observaciones, que los responsables de la organización están informados de las desviaciones detectadas....