Calidad

INFORME DE AUDITORÍA
Corporación para el Desarrollo Sostenible del Sur de la Amazonia Código: F­MCO­006  DIRECCIÓN TERRITORIAL CAQUETÁ  Versión: 1.0 ­ 2006 

INFORME DE AUDITORIA INTERNA  Fecha del Informe 
(dd­mm­aaaa) 

Auditoria  N°  004 

Procesos  LAR, GPR,  CBS, GTH,  GDO, GRF 

Documentos de Referencia 
Procedimientos asociados a los procesos 

18­09­2007 Auditados: (Cargo ­ Nombre, Hora Inicio ­ Hora Fin)  Directora Territorial Caquetá, Dra. Mariana de Jesús  Calderón.  Líder Banco de Proyectos: Edilma Tapiero Melo.  Líder de Licenciamiento: Yeim Narváez  Líder  de  Contratación  de  Bienes  y  Servicios  :  Yeni  F.  López  Líder de Gestión de Talento Humano: Néstor Lugo  Líderes de Gestión Documental: Todos  Líder de Gestión de Recursos Físicos: Néstor Lugo. Oficina Jurídica: Hipólito Santofimio Reyes 

Equipo Auditor  Auditor Líder: ANGEL MARIA CHAVES  MUÑOZ  Auditores  Acompañantes:  JORGE  LOPEZ VILLOTA. 

ALCANCE DE LA AUDITORÍA  Enfocada  a  los  procesos  misionales  y  de  apoyo  que adelanta  la  Dirección Territorial  Caquetá  y  a  los procedimientos establecidos para cada uno de ellos y en cumplimiento de la Ley 87 de 1993. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA  Verificar  la  implementación  de  los  procedimientos  adoptados  por  la  Corporación  en  el  marco  del  Sistema de Gestión de la Calidad y los mecanismos de Control Interno.  HALLAZGOS  N°  NO  OBSERV  CONFORMI  ACIÓN  DAD  DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO  Requisito 

LICENCIAMIENTO AMBIENTAL Y APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS NATURALES  Se  evidenció  que  las  listas  de  seguimiento, no  está  diligenciadas  correctamente. 

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X 

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X

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Se  evidenció  que  en  algunos  de  los  expedientes  examinados contenían  documentos en papel fax ya ilegibles.  NO  OBSERV  CONFORMI  ACIÓN  DAD  X 

Nº 

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO  Se  evidenció  que  en  algunos  expedientes  se  incorporaron  documentos en borrador sin firmas.  En  las  listas  de  seguimiento  de los  expedientes  no  contienen  fechas  para  establecer los tiempos de cada acción.  El  control  de  los  tiempos  de  algunos  expedientes,  solo  lo  permiten  algunos  expedientes del año 2007. 

Requisito 

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X 

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X 

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X 

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X 

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X  X 

En  algunos  expedientes  se  canceló por  parte  del  usuario  el  costo  de  las  visitas  X  de  seguimiento  pero  2  meses  después  no se han realizado.  El  número  de  expedientes  asignados  a  X  los profesionales es alto, no permitiendo  un seguimiento oportuno.  GESTIÓN DE PROYECTOS  Se  evidenció  que  se  radican  algunos  proyectos,  sin  el  lleno  de  los  requisitos  que exige el proceso.  Se  evidenció  que  los expedientes  de  proyectos  no  tienen  la  codificación  señalada en el proceso.  Los expedientes no contienen la lista de  seguimiento.  En  los  expedientes  de  proyectos  no  X  deben    incorporarse  documentos  duplicados.  OFICINA JURÍDICA  Se evidenció que los expedientes no se  encuentran  organizados  cronológicamente.  Se  evidenció  que  algunos  documentos  de  los  expedientes  se incorporaron    en  papel de fax.  Se  evidenció  que  ninguno  de  los  expedientes se folio adecuadamente.  Se  evidenció  que  los  expedientes  en  sus  diferentes  temas  no  están  organizados correctamente.  Se  evidenció  que  no  existe  caracterización  de  los  procesos  que  se  manejan en la Oficina Jurídica.  Se  evidenció  la  carencia  de  unos

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procedimientos  adecuados para  desarrollar  los  procesos  Acciones  populares,  Peticiones,  quejas  y  reclamos y los procesos sancionatorios.  Nº  NO  OBSERV  CONFORMI  ACIÓN  DAD  X  DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO  Se evidenció la carencia de las listas de  seguimiento de cada expediente.  Los  procesos  anteriores  a  2007,  deben  organizarse  como  lo  señala  el  procedimiento de Gestión Documental.  El  manejo ...