Calidad

Reunión de apertura.
La reunión de apertura es el primer encuentro formal entre el equipo auditor y los funcionarios a auditar. En ella se busca fundamentalmente allanar el camino para que la ejecución de la auditoría sea exitosa y cumpla los objetivos planteados.
Para “romper el hielo” y facilitar la ejecución de la auditoría es importante que se defina muy bien el objetivo de la auditoría.El auditor líder explicará a los auditados el alcance de la auditoría y cómo ésta se llevará a cabo.
La reunión de apertura será conducida por el auditor líder, con los siguientes lineamientos básicos:
Presentación del equipo auditor y los auditados
En empresas pequeñas o medianas la presentación puede no ser estrictamente necesaria, pues ya hay un conocimiento previo.
En unidadesorganizacionales más grandes es posible que auditores y auditados no se conozcan previamente, por lo que es importante hacer esta primera etapa.
Objetivo de la auditoría
Presentación de las reglas.
Reunión de apertura.
Si bien la reunión de apertura no es obligatoria dentro de las auditorías internas, siempre es conveniente establecer e indicar al auditado el alcance y el tiempo previsto de auditoría.
Enel caso de las auditorías externas, la auditoria debe estar prevista con un tiempo prudencial acordado por ambas partes, y en la reunión de apertura el auditor deberá detallar las características de la misma y explicar sobre la planificación de manera que la organización le facilite la tarea en las áreas solicitadas.
En esta reunión, el auditor informa los alcances y método de la Auditoria. Porlo general el Auditor menciona los documentos que va a auditar y solicita algunos datos e información general acerca de la organización, por ejemplo:
- Información adicional sobre las unidades son objeto de la auditoría.
- Personas que participan en la auditoría y cuál es su papel.
- Empleados que trabajan en la organización auditada.
- Los principales productos de la organización.
- Loseventos especiales que tuvieron lugar últimamente en la organización que puedan afectar al producto o los procesos.
El propósito es reunir información que pueda ayudar al Auditor a visualizar el esquema de trabajo según lo concibe el responsable mismo del proceso.
Se realiza cabo la reunión de apertura con la gerencia del auditado, o a quién delegue, en un sitio apropiado, con las personasresponsables de las funciones o procesos que se van a auditar. El propósito de una reunión de apertura es:
a) Presentación del equipo auditor.
b) Presentación de los responsables de las funciones o procesos.
c) Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditoría.
d) Revisión del plan de auditoría.
e) Acuerdo del horario y cronograma de la auditoría y otras medidas pertinentes con el auditado,tales como la fecha y la hora de la reunión de cierre y cualquier reunión intermedia entre el equipo auditor y la gerencia del auditado.
f) Los métodos y procedimientos que se van a usar para realizar la auditoría.
g) Presentación de cómo se realizarán las actividades.
h) Confirmar los canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado.
I) Confirmar los aspectos relacionadoscon la confidencialidad.
j) Confirmación de los procedimientos relacionados con la seguridad en el trabajo y para el equipo auditor y los procedimientos de emergencia.
k) Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidad de los guías y otro personal de soporte que se pueda requerir.
i) Espacio para intercambio de preguntas.
j) Acordar la fecha y hora para la reunión de cierre.k) Disponibilidad, funciones e identidad de los guías.
En auditorías internas en la reunión de apertura puede consistir en comunicar que se está realizando una auditoría y en explicar la naturaleza de ésta.
En otros casos la reunión debe ser formal, llevando registros de asistencia y presidida por el líder del equipo auditor.
Funciones y responsabilidades de los guías y observadores.
Los guías y...