Calificación de proveedores

PROCESO PARA

LA CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

1. OBJETIVO
Establecer políticas para la selección y calificación de proveedores de bienes o servicios, que permitan evaluar la idoneidad de los mismos, facilitando los procesos de compra y/o contratación en los que debe verse inmersa la entidad.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a toda proyección relativa a ejecución de obras,adquisición de bienes, contratación de servicios, realización de estudios, los mismos que deben estar contemplados en el presupuesto anual de la entidad y contar con la aprobación de la instancia correspondiente.

3. PROCEDIMIENTO

1. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Se deben definir criterios para la selección de los proveedores de bienes y/o servicios, de entre las características másimportantes que estos deben tener y que permitan determinar el “desempeño integral” que debe tener el proveedor al momento de prestar el servicio.

Entre los criterios que pueden considerarse tenemos:

a) Calidad técnica.- Cumplimiento con los requisitos técnicos especificados.

b) Calidad de servicio.- Grado de satisfacción con la que el proveedor atiende nuestras necesidades.c) Requisitos legales.- Cumplimiento de los requisitos mínimos legales que apliquen al caso y que ofrezcan un marco de seguridad en las contrataciones.

d) Listado CONSEP.- Que no conste en los listados proporcionados por la CONSEP.

e) Precio, teniendo en cuenta la calidad del producto.

f) Plazos de entrega.- Cumplimiento del plazo contractual establecido.

g) Otras.Dentro de cada una de estas categorías podemos enunciar:

a) Precio:

- Costo por unidad.
- Descuento por volumen de compra.
- Forma y plazos de pago.
- Multas y recargos por aplazamiento del pago.

b) Calidad técnica:
- Las características técnicas deben establecerse de acuerdo al bien o producto a ser adquirido.

c) Calidad del Servicio:
-Servicio al Cliente.
- Garantía.
- Formación de usuarios, si fuera necesario.
- Asistencia técnica.
- Servicio posventa.

d) Plazos de entrega:
- Producto en stock.
- Entrega a tiempo.

e) Requisitos legales:

- Para Empresas:

▪ Nombramiento del representante legal que se encuentre inscrito en el Registro Mercantil.
▪Escrituras de constitución de la empresa.
▪ Copia de cédula y papeleta de votación del Representante Legal.
▪ RUC actualizado.
▪ Patente municipal.
▪ Certificado de la Superintendencia de Compañías.
▪ Informe de la Central de Riesgos.
▪ Estados financieros de los dos últimos años.

NOTA: Se considerarán solo los requisitoslegales que apliquen para cada caso.

- Para Personas Naturales:

▪ RUC actualizado.
▪ Copia de cédula y papeleta de votación.
▪ Informe de la Central de Riesgos.
▪ Copia del pago del impuesto a la Renta e IVA.
▪ Certificado de la Superintendencia de Compañías (que no es representante legal de ninguna compañía).

f) Otros:
-Prestigio de la marca y del producto.
- Referencias comerciales.

Debe asegurarse que se cumpla el principio de equidad en las evaluaciones que se realicen a los proveedores. La medición debe realizarla el funcionario encargado del proceso de compra.

Principio de Equidad: Imparcialidad en el trato, que se considera equivalente en términos de derechos, beneficios, obligaciones y oportunidades.2. PONDERAR LOS CRITERIOS DE SELECCION
Una vez definidos los criterios, estos deben ponderarse a fin de establecer el grado de importancia que tienen al momento de seleccionar proveedores.

La ponderación será sobre cien puntos y se asignará un valor a cada uno de los criterios a evaluar, el mismo que estará en función a su importancia. La sumatoria total no debe exceder del valor fijado...