Camilo Miranda UDD tecnologias de la informacion









“Maximización de programa Symphony en Fundación La Fuente”

30 · Abril · 2015
A modo de introducción…
Fundación La Fuente es una organización sin fines de lucro que vela por fomentar el desarrollo lector de diversas maneras, tanto desde el ámbito del riesgo social, hasta la inclusión y posicionamiento en sectores con intenso flujo de personas, como los Mall Plaza alrededor de Chile. Esen estos espacios donde se consagra el proyecto de Biblioteca Viva, la primera Biblioteca pública en los centros comerciales Mall Plaza, ubicada en cerca de 11 de estos gigantes del comercio y con más 50.000 socios que disfrutan de sus beneficios.
El proyecto de Biblioteca Viva brinda una serie de beneficios a sus usuarios, tanto los que están inscritos como socios y los que pasan solo a visitarla Biblioteca Viva. Dentro de estos beneficios están los préstamos de ítems (libros, películas, revistas etc) uso de internet y computadores, fotocopiado, escáner e impresiones entre otros. Este servicio se divide en dos grandes aristas, los servicios entregados por Fundación La Fuente y los entregados por Sociedad La Fuente. En Fundación La Fuente encontramos el préstamo de libros, revistas y todoítem de Biblioteca Viva; en Sociedad tenemos la venta de impresiones, fotocopias, escáner y uso de pc. Cada arista de servicios se regula por medios diferentes, ya que Sociedad está sujeta a impuestos y Fundación no, debido que es financiada por la Ley de Donaciones Culturales.
Es en este intenso sistema que difunde la lectura, donde se incorpora el uso del programa “Sirvidymix Symphony” que enprimera instancia era la herramienta con la que se coordinaban todos los préstamos y devoluciones de libros en cada sucursal de Biblioteca viva. También aportaba con las estadísticas de los usuarios y de se utilizaba para realizar los inventarios anuales. Tiempo después, y dados las facilidades que manifestaba el programa, se incorporaron medidas para llevar la contabilidad de los ingresos que seproducían en Fundación, ingresos vinculados a préstamos de libros, nuevos usuarios, renovaciones de usuarios y multas por devolución de ítems atrasados.
La nueva forma en que comenzó a operar el sistema fue amigable para los trabajadores de Biblioteca Viva, que no presentaron grandes problemas al momento de ejecutar las nuevas funciones en torno a este sistema.
Nuevas funciones que buscabanagilizar y crear un sistema de gestión…
Con todo lo positivo que el programa generaba, se instauró la lógica de potenciar el sistema de trabajo y hacer que los flujos de ingreso cuadraran con lo que el programa ofrecía en su base de datos, esto nuevamente sólo vinculado al área fundación. La idea era simple, y más que nada, se buscaba eficiencia y facilidad a la hora de gestionar el ingreso y salida derecursos. Por lo mismo se ideó fusionar los resultados que arrojaba el programa con lo que día a día generaba la caja de ingresos.
Esta nueva instancia comenzó a arrojar errores los primeros días, ya que los montos de caja no cuadraban con lo que el programa señalaba, y esto traía más trabajo para los colaboradores de Biblioteca Viva, que debían intentar cuadrar las cajas pero, el problemaprincipal, fue que el sistema no permitía rescatar un registro diario de lo que a ingresos se refería y esto dejaba obsoleto el uso de este para poder cuadrar ambos procesos contables.
El principal error estaba vinculado a que al momento de tener que cobrar por algunos servicios, el programa no lanzaba la opción de hacerlo, y para acceder a esta se debía realizar el procedimiento de forma manual, lo quetraía un retraso en la atención de los usuarios y un rechazo por los funcionarios que atendían al público.
Lo que no se visualizó…
Tal como se mencionó anteriormente, el proyecto de Biblioteca Viva se distribuía en 11 centros comerciales que abarcaban casi todo el sector nacional, por lo que existían diversos equipos con realidades completamente diferentes, desde colección bibliográfica hasta...