Canales De Distribución De Documentos

TEMA 1 - CANALES O MEDIOS DE INGRESO DE LOS DOCUMENTOS

Los canales o medios utilizados deben garantizar el manejo de los documentos dentro del sistema de calidad de una empresa. Estos documentos pueden ser Manuales, Documentos Externos, Guías, Normas o Procedimientos, Datos y Registros. Su función principal es permitir el control y la consulta de los diferentes documentos que ingresan a laempresa.

1.1 MENSAJERÍA
El servicio de mensajería, consiste en el transporte y entrega de documentos y otro tipo de bienes, por lo que se debe catalogar como una forma de transporte de carga en la medida que el servicio de mensajería no es otra cosa que el transporte de cosas.
El servicio de mensajería es un servicio público en los términos del artículo 365 de nuestra Constitución Nacional; elcual se encuentra regulado en la Ley 1369 de 2009.
Características
• Registro individual. Todo servicio de mensajería debe tener un número de identificación individual que cumpla las veces de admisión o guía.
• Recolección a domicilio. A solicitud del cliente.
• Curso del envío: Todo envío de mensajería debe cursar, con una copia del recibo de admisión adherido al envío.
• Tiempo de entrega.El servicio de mensajería se caracteriza por la rapidez en la entrega.
• Prueba de entrega: Es la constancia de la fecha, hora de entrega e identificación de quien recibe.
• Rastreo. Es la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega.

Los envíos deben llegar a las instalaciones cerrados y acompañados de un listado o de una orden para verificarla conformidad de lo recibido.

1.2 FAX
Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).
Un fax es esencialmente un escáner de imágenes, un módem y una impresora combinados en un aparato especializado. El escáner convierte el documento original en una imagen digital; el módem envía laimagen por la línea telefónica; al otro lado, el módem lo recibe y lo envía a la impresora, que hace una copia del documento original.
Los primeros faxes sólo escaneaban en blanco y negro, pero al mejorar la tecnología se pasó a la escala de grises; ahora son más modernos y sofisticados. La llegada de los equipos multifunción incorporó el escáner en color: aunque las imágenes se siguen enviando engrises, pueden enviarse a un ordenador o almacenarse en color en un disco duro local.
Un computador con fax/módem y el software adecuado es capaz de emular el funcionamiento de una máquina de fax. En sistemas operativos multitarea como Windows, el programa de recepción de transmisión de fax se hace emulando una impresora a la que se puede imprimir desde cualquier aplicación. La recepción de faxsiempre requiere de un programa que se ejecute en segundo plano "escuchando" el módem en espera de una llamada entrante.

Algunas ventajas de usar este sistema son:
 Los documentos enviados y/o recibidos pueden almacenarse en el disco duro.
 Los documentos pueden exportarse a formatos gráficos estándar y enviarse por correo electrónico.
 Ahorro de papel: los documentos recibidos solo seimprimen si es necesario. Los documentos salientes se imprimen directamente desde un editor de texto.

Algunos programas emuladores de fax:
 Cheyenne Bitware (DOS y Windows)
 Mighty Fax (Windows)
 Winfax (Windows)
 Hylafax (GNU/Linux y otros Unix)
 [BGFAX] (DOS y Windows)

1.3 CORREO TRADICIONAL

Es la prestación de servicio de giros postales y telegráficos, así como el recibo,clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales, transportados por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, debidamente autorizadas por concesión, vía superficie y/o aérea, a través de la red oficial de correos, dentro del territorio nacional e internacional. Es un servicio
garantizado en todo el territorio. Lo otorga el Ministerio de Comunicaciones por...