CAP TULO 14 EL INFORME

CAPÍTULO 14: EL INFORME
Objetivos
Distinguir la importancia del informe, como mensaje comercial interno de la empresa.
Identificar las etapas básicas para preparar un informe.
Reconocer la importancia de los factores de decisión.
Diferenciar las partes del informe.
Demostrar las destrezas adquiridas para planear y elaborar informes de una página.

Introducción
Los directores y gerentes debentomar decisiones para la marcha de sus empresas con la información ascendente que reciben de sus subgerentes y supervisores. A mayor grado, de eficacia de esta información, mejor calidad de sus decisiones.
En este capítulo se promueve la idea básica de que hay que capacitar a todos los empleados de una empresa para que redacten mensajes breves; de este modo, los gerentes y directores no estaránabrumados con tanto informe para leer.
Por ser más frecuentes y prácticos, se tratarán en este capítulo los informes de una página.

1. El informe
La transformación de muchas personas en “productoras de papeles” tiene su origen en muchos factores, entre ellos el desconocimiento de conceptos como productividad, excelencia y comunicación ascendente, de modo que el superior pueda tomar decisiones eficacesy rápidas.
De acuerdo con la pirámide de su organización y, sobre todo, el cargo que desempeña el ejecutivo frente a los objetivos de su empresa, estará comprometido a escribir informes amplios y detallados o abreviados y, finalmente, los informes de una página para someterlos al director general
1.1 Amplitud de un informe
Mientras en el nivel de supervisión el informe puede tener un tener undetalle amplio, los subgerentes deben elaborar informes semidetallados. Finalmente, en la dirección, los informes de una página son los más indicados.
En las empresas con excelencia, los niveles inferiores escriben mensajes breves para que los gerentes y directores no tengan que leer informes extensos. Especialmente en la era de la oficina sin papeles, la correspondencia debe ser breve, pero eficaz.El informe de una página es adaptable a muchas situaciones que vamos a ilustrar.
1.2 El punto de vista práctico
Recomendamos tener en cuenta algunos factores que determinan la extensión o amplitud de un informe:
a. Estudie preferencias, hábitos y temperamento del superior antes de proyectar su informe (comunicación empática)
b. Registre y compare los resultados que obtiene en cada caso paramejorar el siguiente. “Siga las oscilaciones de la brújula”.
c. Trate de afinar la puntería para ofrecer a su lector los factores de decisión más útiles. La longitud y forma de su mensaje son secundarios.
d. Si su superior es asiduo y sumiso, esfuércese por escribir páginas con ideas provocativas, datos abundantes y buen español.
e. Si a su superior no le gusta la lectura, entréguele un informe de unapágina. Abreviado, columnario o gráfico.


1.3 Secuencia de “montaje”
Se toma el término montaje para simbolizar el trabajo ordenado secuencialmente que, a la postre, resultará el más económico para ensamblar un auto, construir una casa, escribir un libro o preparar un informe.
Para preparar un informe de una o varias páginas, se recomienda la siguiente secuencia:
a. Análisis: búsqueda de “pisofirme” para formular cualquier hipótesis. A veces, conviene buscar ayuda.
b. Investigación: Elegir el método apropiado para recolectar datos de calidad, que armonicen con los factores de decisión.
c. Ordenamiento y Tabulación: etapa en la cual el trabajo ordenado y metódico permite un acceso rápido a la interpretación de los datos y a formular conclusiones.
d. Planeamiento y Redacción: en estaetapa, el lector ya está familiarizado con la creación de párrafos y el planeamiento de un mensaje. Una idea por párrafo.
e. Presentación: Entrega del informe en las mejores condiciones de corrección y puntualidad, o lo envía por correo electrónico, según la práctica administrativa que prevalezca.

1.4 Factores de decisión
Es posible que con una dosis de empatía usted pueda establecer fácilmente qué...