CAP TULO 5 REUNIONES EJECUTIVAS
Páginas: 16 (3874 palabras)
Publicado: 4 de abril de 2015
Capítulo 5. Reuniones Ejecutivas
Las reuniones son actividades de gran importancia desarrolladas por grupos y equipos para resolver problemas y tomar decisiones para alcanzar en forma efectiva las metas de la organización. En una gran mayoría de casos las reuniones se efectúan sin seguir un proceso sistemático que permita obtener lo mejor de ellas. Por esta razón se miran como una pérdida detiempo y por consiguiente costosas para la empresa.
5.1 Definición
La reunión es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo.
5.2 Clasificación de las reuniones
Entrega de información
Durante una reunión deentrega de información, el líder puede presentar hechos, demostrar un procedimiento de trabajo, introducir una nueva política de trabajo o dar una charla de motivación. Este tipo de reunión se utiliza cuando los participantes conocen poco o nada sobre el tema.
La información presentada debe ser bien organizada, concisa y clara. Se debe centrar en unos pocos temas clave. La lista de instruccionescomplejas o datos puede presentarse mejor por medio de memos o de informes.
Recepción de información
Las reuniones para recepción de información se denominan algunas veces reuniones consultivas. El líder busca en ellas datos, ideas, hechos y opiniones de las personas con el fin de tomar una decisión. El líder se basa en los conocimientos, experiencia y visión de todos los participantes.
Lasreuniones de recepción de información requieren sensibilidad especial por parte del líder. La discusión personal abierta y honesta es esencial para el éxito de este tipo de reunión.
El líder debe animar la discusión y hacer preguntas abiertas para poder extraer la información de los participantes y así obtener su conocimiento y expertismo. Las preguntas de tipo abierto son aquellas que contienen laspalabras, quién, qué, cómo, dónde y por qué. «¿Qué otros aspectos de esto se pueden considerar?» «¿Cómo se podría hacer esto entonces?»
Solución de problemas
Las reuniones para la solución de problemas requieren las mejores habilidades de parte del líder, quien debe intervenir junto con los participantes para desarrollar un plan que resuelva un problema. El líder debe proporcionar la informaciónbásica necesaria y los participantes sugerir ideas y explorar posibilidades. El papel más importante del líder es hacer que la reunión avance a la consecución de la meta. Debe hacer preguntas como « ¿Será esta una solución factible?» « ¿Qué relación tiene esto con la idea?» «Otra compañía lo hace de esa forma; ¿es posible en nuestro caso?» « ¿Y cuáles de estas dos soluciones consideran ustedes quees la mejor?», para conseguir que la discusión fluya y poder extraer de todos los participantes su conocimiento y opiniones.
5.3 Recursos Necesarios
Hay una cantidad de ayudas visuales y de audio para ayudar a que las reuniones sean efectivas y cada una tiene sus ventajas y desventajas. Cabe recordar que estas son ayudas, más que fines en sí mismos y ellas solas no pueden definir el éxito de lareunión. También es necesario resaltar que se debe evitar hablarle a los aparatos en lugar del grupo. Este es un error común y naturalmente hace perder el rumbo de la reunión.
Gráficos y presentaciones: Así se pueden enfatizar algunos puntos y obtener la atención del grupo en un punto específico o en un grupo de ideas. Son muy buenos, en particular con grupos grandes. Si se utilizan muchos sepuede afectar la discusión de ideas. Párese a un lado cuando esté presentando el material. Prepárese y familiarícese con el equipo antes de empezar y verifique que existen las instalaciones adecuadas para conectarse.
Cuando utilice gráficos o proyectores, coloque la información en los dos tercios superiores de la hoja y verifique con anticipación la ortografía y el contenido. Ajuste bien el ángulo...
Las reuniones son actividades de gran importancia desarrolladas por grupos y equipos para resolver problemas y tomar decisiones para alcanzar en forma efectiva las metas de la organización. En una gran mayoría de casos las reuniones se efectúan sin seguir un proceso sistemático que permita obtener lo mejor de ellas. Por esta razón se miran como una pérdida detiempo y por consiguiente costosas para la empresa.
5.1 Definición
La reunión es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo.
5.2 Clasificación de las reuniones
Entrega de información
Durante una reunión deentrega de información, el líder puede presentar hechos, demostrar un procedimiento de trabajo, introducir una nueva política de trabajo o dar una charla de motivación. Este tipo de reunión se utiliza cuando los participantes conocen poco o nada sobre el tema.
La información presentada debe ser bien organizada, concisa y clara. Se debe centrar en unos pocos temas clave. La lista de instruccionescomplejas o datos puede presentarse mejor por medio de memos o de informes.
Recepción de información
Las reuniones para recepción de información se denominan algunas veces reuniones consultivas. El líder busca en ellas datos, ideas, hechos y opiniones de las personas con el fin de tomar una decisión. El líder se basa en los conocimientos, experiencia y visión de todos los participantes.
Lasreuniones de recepción de información requieren sensibilidad especial por parte del líder. La discusión personal abierta y honesta es esencial para el éxito de este tipo de reunión.
El líder debe animar la discusión y hacer preguntas abiertas para poder extraer la información de los participantes y así obtener su conocimiento y expertismo. Las preguntas de tipo abierto son aquellas que contienen laspalabras, quién, qué, cómo, dónde y por qué. «¿Qué otros aspectos de esto se pueden considerar?» «¿Cómo se podría hacer esto entonces?»
Solución de problemas
Las reuniones para la solución de problemas requieren las mejores habilidades de parte del líder, quien debe intervenir junto con los participantes para desarrollar un plan que resuelva un problema. El líder debe proporcionar la informaciónbásica necesaria y los participantes sugerir ideas y explorar posibilidades. El papel más importante del líder es hacer que la reunión avance a la consecución de la meta. Debe hacer preguntas como « ¿Será esta una solución factible?» « ¿Qué relación tiene esto con la idea?» «Otra compañía lo hace de esa forma; ¿es posible en nuestro caso?» « ¿Y cuáles de estas dos soluciones consideran ustedes quees la mejor?», para conseguir que la discusión fluya y poder extraer de todos los participantes su conocimiento y opiniones.
5.3 Recursos Necesarios
Hay una cantidad de ayudas visuales y de audio para ayudar a que las reuniones sean efectivas y cada una tiene sus ventajas y desventajas. Cabe recordar que estas son ayudas, más que fines en sí mismos y ellas solas no pueden definir el éxito de lareunión. También es necesario resaltar que se debe evitar hablarle a los aparatos en lugar del grupo. Este es un error común y naturalmente hace perder el rumbo de la reunión.
Gráficos y presentaciones: Así se pueden enfatizar algunos puntos y obtener la atención del grupo en un punto específico o en un grupo de ideas. Son muy buenos, en particular con grupos grandes. Si se utilizan muchos sepuede afectar la discusión de ideas. Párese a un lado cuando esté presentando el material. Prepárese y familiarícese con el equipo antes de empezar y verifique que existen las instalaciones adecuadas para conectarse.
Cuando utilice gráficos o proyectores, coloque la información en los dos tercios superiores de la hoja y verifique con anticipación la ortografía y el contenido. Ajuste bien el ángulo...
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