CAPITULO 9

 CAPITULO 9
Clasificación y archivo


9.1. INTRODUCCION
Los archivos van unidos a la historia del hombre. La entrada de éste en la Historia está vinculada a la aparición del primer testimonio escrito, y a partir de este momento a los archivos van a tener un puesto en el acontecer humano.Los archivos nacen como una necesidad de la vida pública y privada, y hacen durables los actos escritos de carácter religioso, público y económico.
El hombre, en cualquier actividad humana, siempre está ordenando cosas, de forma que la facultad de ordenar y clasificar constituye unos de los procesos mentales de la persona.
Lo más usual es guardar cosas que no sirvan para nada, con lo que sederrocha gran cantidad de tiempo y espacio, acumulando papeles inútiles, y como punto contrario se puede caer en evitarlos y destruirlos sin prever que se puedan necesitar posteriormente.
La empresa moderna produce una avalancha de comunicaciones (cartas, informes, futuras, recibos, etc.), cuya custodia compromete su economía (piénsese en mano de obra o alquiler de locales).
Por todo ello, se haceevidente la necesidad de conservar la documentación escrita que pueda ser útil, y su ordenación y clasificación deberá seguir un método con objeto de localizarla cuando se precise.

9.2. CONCEPTO DE ARCHIVO
La Real Academia de la Lengua, al definir la palabra archivo, dice, en primera acepción, que es el local en que se custodian documentos públicos o particulares; en segunda, que es el conjuntode esos documentos.
En general, podemos definir el archivo como una colección ordenada de la documentación de una o más entidades o individuos que conservan con fines determinados: políticos, jurídicos, científicos, económicos, religiosos, etc.
Como consecuencia de lo anterior, archivar es poner y guardar documentos en un archivo.
Uno de los problemas con los que se tiene que enfrentar la laboradministrativa es el archivo, y archivar es, para la empresa, aplicar un sistema que permita guardar ordenadamente documentos útiles, de un modo claro y eficaz que nos permita localizarlos, cuando se precisen, lo más rápidamente posible.

9.3. FINALIDAD E IMPORTACION DEL ARCHIVO
La finalidad del archivo se puede concretar en los siguientes puntos:
a) Proporcionar del modo más eficaz losmejores servicios con el menor costo posible.
b) Constituir un centro activo de información.
c) Ser un instrumento de control funcional en relación con la actuación de los restantes departamentos.
d) Asignar una perfecta conservación de los documentos confiados a él.
Un archivo se justifica por su rentabilidad, y ésta viene determinada por la relación entre su costo y su eficiencia.
En cuanto alcosto, un archivo sólo es justificable económicamente cuando su precio es inferior a los gastos que se producirían si no existiese.
Se dice que un archivo es eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca y se consulta con frecuencia.

9.4. FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE OFICINA
Para que un archivo de oficina pueda cumplir los fines citados en el apartado anterior, debenconsiderarse unos criterios generales de organización que justifiquen se acreditación, tales como:
Necesidad de crear un archivo idóneo.
Disponibilidad de personal adecuado.
Disponibilidad de instalaciones.
Aplicación de normas precisas y generales.
Empleo de sistemas de ordenación y clasificación adecuados al tipo de documento de que se trate.
Selección y eliminación adecuada de documentos.Tendencia a la máxima normalización posible.
Requerir la colaboración de la oficina para conseguir una gestión eficaz de los servicios de archivo.
Verificar la eficiencia de los sistemas, métodos y técnicas empleados en un archivo ya creado.

9.5. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos de oficina presentan formas principales de organización que responden a los conceptos de centralización y...