Capitulo2

Capítulo II: Problemas en la Empresa y Marco Teórico

Problemas Fundamentales Encontrados en IFIS

El problema reside, básicamente, en una falta de modernización de la empresa
en dos sentidos; el primero es una falta de una buena administración de
información por parte de la empresa. Dicho problema podría solucionarse
mediante la adquisición de sistemas computacionales con capacidades
suficientespara llevar a cabo un acopio de información esencial acerca de los
clientes que sería de gran ayuda para determinar las posibles soluciones y
planes financieros que más se adecuen a las necesidades de los clientes. Otro
problema es la falta de organización por parte del departamento de Recursos
Humanos, pues existe una falla en la delegación de autoridades en la empresa.
Podría ser más fácil yefectivo el control de las actividades llevadas a cabo por
todos y cada uno de los integrantes con departamentos encabezados por
personas específicas (gerentes de áreas).

A manera de ejemplificación como sustento para definir los dos sentidos a
los que se hace referencia con respecto a la modernización de la empresa, a
continuación se presenta una serie de casos que durante mi estancia presencié
yme causaron dificultades para cumplir con mis tareas. En algunas ocasiones
me era muy difícil y tardaba mucho tiempo en encontrar el archivo de algún
cliente en especial. Un día por la tarde hablé con un cliente por teléfono el cual
estaba muy interesado en modernizar y actualizar su póliza, cosa que es muy
importante pues genera utilidades atractivas para la empresa. Me comentó que
sería mejorque hablara con él al día siguiente, pues necesitaba que le explicara
con más detalle ya que quería discutirlo con su esposa. Al día siguiente, debido
al trabajo del turno matutino, no pude encontrar el archivo que yo había dejado
en un lugar específico pues seguramente lo habían movido de lugar sin malas
intenciones. En el archivo se encontraba la información del cliente y los
progresos, notas ydetalles necesarios para explicar cómo podría mejorarse su

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plan. Pasaron dos semanas hasta que el archivo apareció y obviamente cuando
hable con el cliente, él estaba muy molesto pues había esperado mi llamada y
ya no estaba interesado en nuestros servicios ya que no podía imaginar la
informalidad de la empresa.

En otra ocasión, era muy importante encontrar la información de un
cliente, pueshabía adquirido hace tiempo una póliza que cubría a su hija y
faltaban algunos días para que expirara dicha póliza. Esta señora había hablado
a la oficina con antelación anticipando la fecha en que su póliza vencería. Nos
tomó varias horas de búsqueda durante dos días para lograr encontrar su
archivo que se encontraba totalmente fuera de lugar. Finalmente, gracias a un
buen trabajo del Sr. Higa yyo, logramos mejorar su póliza y volvió a adquirir un
seguro por parte de IFIS con una nueva compañía de seguros de vida. Este
trabajo podía haberse realizado de manera inmediata de haber contado con una
base de datos en un programa específico en donde la búsqueda de clientes se
pudiera realizar por nombre, teléfono, dirección o cualquier otro dato vago o
específico del cliente.

Por otro lado, enrepetidas ocasiones yo tenía que realizar planes
financieros de varios tipos, por ejemplo: seguro de vida, fondo de ahorro para
retiro, y préstamo hipotecario, mientras que al mismo tiempo estaba inconclusa
una entrevista con un solicitante de empleo y el plan financiero se tenía que
entregar urgentemente a un integrante del equipo de ventas externo. Todo esto
se tenía que hacer al mismo tiempo yya se me hacía tarde para visitar a un
cliente que me había dado cita para ese mismo día. Estaba capacitando a un
nuevo practicante para las llamadas telefónicas y ya no tenía más clientes que
llamar, puesto que tenía que bajar al archivo general de IFIS para entregarle
más archivos de clientes potenciales. Realmente fue un día exhaustivo pues no
logré hacer nada bien. Fue entonces que decidí...