Capítulo 1 organización, administración y automatización de oficinas

CAPÍTULO 1

ORGANIZACIÓN,

ADMINISTRACIÓN Y

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

EJERCICIO 1

CONCEPTO DE AUTOMATIZACIÓN

1. Identifique dos tareas que no ameritan ser automatizadas, explicando por qué.

R//Un vendedor de cerillos no podría ser automatizado por algún medio de transporte para vender los cerillos, pues le es más viable utilizar el recurso humano.R// Un panadero no podría ser automatizado por un robot que le ayudara a despachar el pan, le es más económico que lo entreguen personas, o quizás el mismo.

2. Identifique dos tareas que ameritan ser automatizadas, señalando cómo sugiere que se haga y por qué debe hacerse.

R// Para una empresa que siempre está adquiriendo lo último en tecnología en celulares, podría automatizarse latarea de estar comprándolos cada vez que sale un nuevo modelo, sólo con una actualización de software que el celular descargue gratuitamente a determinado tiempo de uso , ahorraría una gran cantidad al año de dinero que gastaría en estar comprando nuevos modelos, y estaría ayudando al mismo tiempo al medio ambiente, ya que varios modelos quedan obsoletos o descontinuados, y las empresas decidendesecharlos.

R// Para un canal de televisión que graba los programas de otros canales de televisión en VHS, podría automatizarse la tarea de grabarlos en VHS por un codificador que grabara los programas en un disco duro que los transfiera fácilmente a la computadora, se ahorraría mucho dinero al año en estar comprando los VHS, tiempo en estar buscando entre miles de videos, y se conservaríanmuy bien en la computadora, a diferencia de los VHS que no tienen un tiempo muy largo de vida.

3. Identifique dos tareas que hayan sido exitosamente automatizadas, como lo hicieron y como se realizaban anteriormente.

R//para las personas antes les era muy difícil bajarse de su carro para abrir el portón de sus casas, ahora con los motores automáticos que se le instala a los portones,ellos tienen un control en su carro, solo se presiona un botón i listo, el portón se abre rápidamente en cuestión de segundos.

R// En las empresas antes era muy difícil establecer conexión a internet mediante cable de red a todos los computadores de la empresa, ahora con la conexión wi- fi con un simple wireless, las computadoras pueden acceder a internet más rápidamente a pocos metros delrouter, y sin tanta conexión de cables en la empresa.

EJERCICIO 3

ANÁLISIS DE TAREAS

|TAREA |Ejecutivos de ventas |Recepcionista |
|¿Quiénes? |Administradores, cualquier persona entrenada |Cualquier persona entrenada para el trabajo, por lo regular |
||para el trabajo, se encargan básicamente de |son mujeres. Todo tipo de atención tanto a los clientes como |
| |todo tipo de ventas de una oficina o empresa.|el personal de la empresa. |
|¿Cómo? |Se encargan de todo tipo de ventas en una |Atendiendo a clientes que llegan a una oficina o empresa, por |
||empresa, cotizaciones, atendiendo a los |lo general están en la entrada. |
| |clientes que llegan a dicha oficina o | |
| |empresa, o por acceso telefónico o internet. ||
|¿Con qué y cuando? |Utilizando computadoras con acceso a |Utilizando un escritorio, generalmente utilizando |
| |internet, con programas especiales para todo |intercomunicadores, libreta de direcciones, impresora, |
| |tipo de ventas, línea telefónica, celular, |teléfono, fotocopiadora, fax,...