caracteristicas del departamento de recepcion

CARACTERISTICAS DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCION

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

Las funciones primordiales de recepción son las siguientes:
a) Proporcionar toda clase de información en relación con el hotel.
b) Registro de visitantes y asignación de habitaciones.
c) Canalización de mensajes, correspondencia y telegramas a los clientes.
d) Asesoramiento sobre diversiones, eventos, etc.
e)Manejo de reservaciones y comunicación con los huéspedes que buscan alojamiento en el hotel.

Hay que decir que la organización del departamento de recepción varía de un establecimiento a otro sensiblemente, no es lo mismo un hotel rural que un hotel en la costa, la organización es distinta.
Hay una gran gama de factores que se dividen directamente en la organización de este departamento:FACTORES: A) El tipo de establecimiento repercute en la organización y va en relación directa con la cantidad, variedad y calidad de los servicios.

B) La categoría del establecimiento afecta a la organización, el grado de especialización de los empleados será mayor cuanto mayor sea la categoría. En hoteles de máxima categoría será más factible una mejor racionalización del trabajo, dividiendo yrelacionando las actividades que debe realizar cada trabajador.

C) La ubicación y el tipo de clientela, que suelen ir paralelamente, tienen su importancia en relación con la organización. Por ejemplo, no es igual la organización en la recepción de un hotel de congresos, donde habrá un elevado porcentaje de entradas y salidas diariamente, al ser un turismo de paso con un bajo índice depernoctaciones. El turismo en un hotel de costa es todo lo contrario, al ser un turismo vacacional donde los clientes que se registren o salgan a diario es mínimo.

D) El grado de mecanización y automatización afecta directamente a la organización, especialización de los empleados y a la cantidad de los mismos necesarios en la recepción, es decir, establecimientos con organización manual necesitan más númerode empleados y a la inversa en hoteles con un grado de automatización y mecanización, pero la mano de obra de estos últimos deberá ser mas cualificada, ya que esta debe conocer y manejar máquinas facturadoras en el caso de mecanización, y ordenadores en el caso de la automatización.

Subdepartamentos

TELÉFONOS
El propio hotel utiliza este servicio para intercomunicarse con los demásdepartamentos o con el exterior, lo cual puede realizarse directamente o por medio de una centralita.

Nota de cargo o vale de servicio:
Una vez cumplimentado este impreso, se envía a departamento de mano corriente para informarle de la cantidad que tiene que cargar por los servicios de teléfono, prestados a un determinado cliente. Ficha de teléfonos y fax
En este impreso se ha de registrar todas lasnotas de cargo o vales de servicio telefónico y fax a fin de poder realizar el control diario. Los datos que se incluyen son el anagrama del hotel, la fecha y en forma de columna, el número de habitación, el número de cuota de cargo o vale la población de destino, el número de teléfono o fax del destinatario, los pasos del contador, el importe real, el beneficiario, el crédito si lo hubiese y elimporte total.

RESERVAS.
*Podemos definir “Reservas” como: “la acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unas fechas concretas, contándose las mismas por módulos de 24 horas, bajo un precio determinado de antemano.

Las funciones de este departamento son:
La ventacorrecta de habitaciones.
El control de las ventas realizadas.
Atender la correspondencia.
La utilización y el control del telex, fax y arras.

Los impresos que se utilizan son
La hoja de reservas: Suele ser utilizada en los grandes hoteles y cadenas hoteleras en vez del Libro de Reservas empleado en los pequeños hoteles.

Slip o Tarjeta de reservas: Es una pequeña tarjetita que contiene la...