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Pedraza Martínez Eduardo
Grupo307
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de lainformación contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: “siempre será mejor preservar querestaurar”.
Plazo legal para la conservación de archivos.
Resulta frecuente la pregunta sobre el tiempo de conservación de archivos y no pocas confusiones se advierten en quienes tratan de armonizar lostextos legales que las refieren. En ese entendido, empiezo por señalar que las normas que regulan la contabilidad podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guardade su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite elconocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
El desarrollo normativo del tema, se refleja dentro de las siguientesdisposiciones legales:
En materia contable, el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, el cual fue derogado por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, disponía en sus apartes que los documentos quedeben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice sureproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.
Sobre el mismo tema, el artículo 60 del Código de Comercio, derogado por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 expresabaque los libros y papeles de comercio deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido...