Carta Comercial Z

LA CARTA COMERCIAL


Es la unidad fundamental de comunicación entre personas naturales y jurídicas o firmas sociales, con una finalidad específica. Una carta es para una empresa, una embajadora que lleva la misión de lograr preferencia, ganar amigos, preservar los ya ganados y vender más.


El ejecutivo moderno sabe que el papel que desempeña una buenacomunicación es complementario al de la calidad del producto o servicio, y por ello no desperdicia oportunidad alguna para utilizarla con miras a mejorar su imagen frente a la competencia.

CUALIDADES DEL MENSAJE COMERCIAL

Redactar equivale a elaborar o "crear un mensaje con un objetivo predeterminado y unas ideas ciaras y concretas", la redacción eficiente y eficaz representa !a etapa inicial delproceso de la comunicación escrita.

La redacción comercial cumple dos objetivos específicos:

1. Comunicar al lector las decisiones, ideas, problemas o soluciones.
2. Persuadir al lector para obtener de él actitud y respuestas positivas.

El mensaje principal de la carta va expresado en el texto o cuerpo. Debe reunir las condiciones de naturalidad, sencillez, claridad,precisión, concisión, integridad, armonía, corrección, cordialidad. Consideremos lo siguiente:

• Los párrafos introductorios deben ser cortos. Generalmente contienen una fórmula de cortesía y/o aluden a una comunicación anterior. Están destinados a generar interés o expectativa en el destinatario Ejms.:
- Es grato saludarlos y solicitarles...
- Según sus instrucciones,adjuntamos una copia de…
- Agradecemos su contribución para el desarrollo de...
- Respecto a su carta del día 16, lamentamos comunicarle...
- Sólo unas cuantas líneas para recordarle...
- Les agradeceríamos nos informen...


• En el párrafo o párrafos centrales se expone al detalle el motivo de la carta. No serán muy extensos; aunque, si es necesarioincluir frases explicativas para precisar el mensaje, debe hacerse sin reparo y con buen criterio. Evitar la monotonía, redundancia, cacofonía, ambigüedad, y otros vicios de dicción que desmerecen la calidad del mensaje y pueden producir confusiones o interpretaciones erróneas.
• El párrafo de cierre contiene el término de la carta. Según la naturaleza de ésta, se puede intentar un resumendel contenido. Esto ayuda al lector a contener en la memoria lo que se ha comunicado.

• Después podrá expresarse una frase amistosa, el deseo de una nueva comunicación, la esperanza de que el diente quedará conforme con la gestión efectuada, apelación a su comprensión, etc. Ejms.:
- Reciba nuestros mejores deseos de éxito y...
- Esperamos sus nuevas órdenes para atenderlocomo usted merece...
- Espero que Je sea útil la información adjunta y que pronto nos brinde una nueva oportunidad de servirle...
- Confiamos en que ustedes comprenderán nuestra decisión y...

• Si es imprescindible transmitir al destinatario una respuesta o información negativa o desagradable, bastará recurrir a alguna frase sencilla y breve, tales como:
-Lamentamos informarles...
- Dadas las circunstancias de este caso, no es posible acceder a...
- Siento mucho comunicarle que...
- Le ruego nos disculpe por no atender su solicitud en estos momentos.

• Es necesario responder todas las cartas comerciales lo más pronto posible; aun si lo que contienen, no puede ser atendido por nosotros. Esto indica atención aldestinatario, además de que evita complicaciones. Si por alguna circunstancia se ha demorado la respuesta, es conveniente empezar la carta ofreciendo excusas por la demora.

• La tipografía de la carta será muy legible y clara. Evítese los tipos de letra muy pequeños o muy grandes.

• Las cartas comerciales siempre deben mantener un tono cortés, aun en los casos en que sea necesario...