Carta
Como características esenciales de una carta, podemos anota las siguientes:
• Es un medio rápido, económico y directo
• Es un mensaje eminentemente persona
• Es una respuesta concreta a una situación
• Es un sustituto del diálogo
La Norma Técnica Colombiana 3393 establece lossiguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Partes de la carta
Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de febrero de 2003
Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seisespacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son:
Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc.
Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en mayúsculas fijas.
Cargo:Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.
Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas.
Dirección: ubicación del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero esindispensable que vaya en el sobre.
Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayúscula inicial, e inmediatamente después de la dirección o de la casilla postal, si la hubiere.
Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas.
Asunto: también llamado"referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada.
Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores; Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dospuntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, así: Apreciada economista Ángela; Apreciado economista Pérez.
Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria. Lospárrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es incorrecto separar una sílaba y no poner guion o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre párrafos.
Despedida: igual que el saludo, es unaexpresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc.
Firma: Está compuesta por tres elementos:
Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas.
Rúbrica: es el conjunto de rasgos defigura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica.
Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial. Cuando la carta está firmada por una persona particular, va, en el lugar del...
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