carta

Carta de oficio

Son todas aquellas que están relacionadas con trámites ante instituciones gubernamentales y dependencias públicas, pueden enviarse ya sea dentro del mismo país (entre departamentos públicos y éstas con los particulares) o externamente (entre gobiernos).

Características
El pliego por lo habitual debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena,por lo cual se elige el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas. 
El color de la tinta se distingue negro o azul negro.
Debajo del recordatorio se coloca el número de oficio.
Lleva impreso el sello de la sumisión que envía la comunicación.
El estilo de redacción es en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y Cortez. Presenta un soloasunto.
Se escribe siempre a máquina. 
Se extiende en original y duplicado.

Estructura
Encabezamiento: nombre de la institución y logo.
Membrete: contiene nombre de la dependencia que envía la comunicación y escudo nacional o de la entidad federal.
Número: se coloca debajo del membrete, con el fin de ordenar y facilitar el establecimiento de referencia con el oficio en un momento determinado.Esta numeración se comienza ininterrumpidamente desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año.
Sello: es lo que da autenticidad al oficio. Estos pueden ser de dos formas: 
Elípticos: son hechos en metal y se imprimen en seco, ya sea a la izquierda de la firma de los funcionarios públicos o en el centro de la parte superior de la primera hoja.
Circulares: son elaborados en caucho; sehumedecen en una almohadilla entintada y son estampados en el centro en la parte superior de la primera hoja.
Dirección: el tratamiento usado en este tipo de comunicación, es únicamente la palabra ciudadano. En la correspondencia diplomática (de gobierno a gobierno), se usan otras expresiones como: Excelentísimo Señor (presidente), Excelencia (Rey), Honorable Señor (presidente, ministro,gobernante).
Señas: los demás datos de la dirección (nombre y apellido del destinatario, señas y lugar de destino) se escriben como en la carta comercial, en forma de bloque.
Saludo: éste no se usa en la carta oficial.
Cuerpo: Es la parte más importante, en la que se explicita el motivo de la misma.
Introducción: ésta conduce directamente al asunto, ya que en este tipo de comunicación no se utilizanconsideraciones personales o particulares.
Ideas fundamentales: deben tratar un solo asunto en forma sencilla, concreta, breve y oportuna.
Despedida: carece de expresiones recargados de cortesía; las más usadas: Dios y Federación, y Atentamente.
Antefirma: se utiliza cuando la persona que suscribe el oficio, lo hace a nombre de otro; por tanto, debe señalarse la palabra "por" seguida del nombredel cargo de la persona por quien se firma

Modelo



Memorando
El memorando es una comunicación que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.
Características
Se redacta en tercera persona.
Se refiere porcompleto al tema planteado (es específico-exacto).
Utiliza  la construcción positiva.
No usa rodeos de palabras.
Las oraciones son directas, claras y cortas

Estructura
Nombre(s) de a quien se dirige
Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s)
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida,hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

Ejemplo

Acta
Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. Es un documento elaborado en la mayoría de los casos con fines legales, para testimoniar acuerdos y características del desarrollo de eventos tales como asambleas,...