cartas de requrimiento

09/06/2014

Sra. María Teresa Borjas
Jefe Departamento de Compras
UNET
Avenida Universidad, sector Paramillo
San Cristóbal, Táchira


UNET, Departamento de Compras
Examen de los Estados Financieros
Al 31 de diciembre de 2013

Estimado Sr(a). María Teresa Borjas:

Como parte de la revisión de los estados financieros del Departamento de Compras de la UNET para el año quefinalizará el 31 de Diciembre de 2013, se ha establecido que el trabajo a realizar en la auditoría de procesos de negocio y sistemas de información incluye lo siguiente:

Evaluación de los Controles Generales de Cómputo, considerando:
Operaciones: Dentro de esta área se evalúan segregación de funciones (roles y responsabilidades), controles en los procesos de respaldo y restauración, capacidad ydesempeño de los servidores principales.
Seguridad: Entre los tópicos relevantes se examina la organización y manejo de la seguridad, políticas y procedimientos de seguridad, seguridad en el sistema operativo y componentes de red, así como la seguridad física de la sala de servidores.
Mantenimiento: involucra la revisión de los procesos de control de cambio en sistemas y plataformas, con el objetode asegurar que los sistemas modificados cumplen sus funciones de manera adecuada. Entre los tópicos relevantes, se examina el manejo de las actividades de mantenimiento, la autorización y registro de las solicitudes de cambio, desarrollo y pruebas.

Evaluación de los controles en los procesos de negocio y sistemas de información, contemplando:
Verificar que los datos de los productos esténcargados correctamente (nombre, precio, % IVA, monto del IVA, usuario de creación y estado).
Verificar que los datos de los proveedores estén cargados correctamente (Rif, razón social, nombre de contacto, dirección, teléfono, email y estado).
Evaluar que las requisiciones tengan afectación presupuestaria (pre-compromiso).
Evaluar cantidad de expedientes que tengan menos de tres cotizaciones comolo indica la Ley de Contrataciones Públicas en su artículo 74.
Evaluar el número de expedientes que tengan menos de tres cotizaciones y ya poseen Orden de Compra
Verificar que las cotizaciones estén dirigidas a un proveedor.
Verificar si existen estrategias para la selección de los proveedores para el envío de la cotización
Verificar cuantos expedientes de compras tienen análisis de costosantes de los tres (3) días requeridos como mínimo después de emitida la cotización.
Verificar que el análisis de costos no posea ninguna oferta de proveedor.
Verificar que el análisis de costos no pueda ser anulado si posee una orden de compra activa.
Evaluar que las órdenes de compra tengan asignado un proveedor.
Verificar que las órdenes de compra para ser anuladas no deban tener un informe derecepción activo.
Verificar que las órdenes de compra para ser modificadas posean un informe de recepción activo.
Verificar que las órdenes de compran tengan asociado un análisis de Costos.
Evaluar que la orden de compra posea al menos un producto.
Verificar si existen órdenes de compras no procesadas que no fueron anuladas
Verificar si existen estrategias de selección de proveedores pararealizar la compra
Verificar que el informe de recepción posea una orden de Compra.
Verificar que el informe de recepción no pueda ser anulado si ya posee pago.
Verificar que el informe de recepción posea al menos un producto y que la cantidad sea mayor a cero.
Verificar en el informe de recepción que la orden de Compra haya sido firmada. por el ejecutor responsable.
Comparar por categorías ocatalogo de productos las compras realizadas a cada proveedor, determinando el porcentaje de participación de cada uno.
Verificar pagos duplicados a proveedores de acuerdo al monto, número de factura, nombre del proveedor y producto.
Verificar pagos a proveedores con montos superiores a 2.500 UT.

Con la finalidad de agilizar el proceso de recopilación de información y hacer más efectivo...