Cartas modelo word

INTRODUCCIÓN

Las cartas fueron el modo de comunicación más usado hasta no hace mucho tiempo, y la inserción de las nuevas tecnologías en nuestras vidas no ha cambiado en mucho la forma de redactarlas. Para ello la forma de hacer, imprimir y/o enviar correspondencia a diferentes personas múltiples versiones de una carta, un documento, reportes, personalizados, sobres etiquetas, etc.… perosiendo la misma invitación para todas ellas Microsoft Word tiene una herramienta eficaz llamada cartas modelo, la cual es un documento del cual se desean imprimir varias copias con la misma información pero dirigido a diferentes personas sin necesidad de crearlas una por una.

A continuación se explicaran cuales son los pasos a seguir para realizar una carta modelo con el fin de mostrar como seelabora una.
DESARROLLO

Para iniciar el proceso:

1. Inicie Word.

2. Antes de empezar debes de tener un documento principal que contenga el texto que no varia de un documento a otro y debe de tener otro que contenga una fuente de datos con la información que varia en cada documento (nombre, dirección, etc.)

3. Abrir el documento principal y en el menú Herramientas, elija Cartas ycorrespondencia y haga clic en Combinar correspondencia. (El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.)

4. Como el documento principal ya esta abierto haga clic en Utilizar el documento actual. (si estuviera en un documento enblanco haga clic en empezar a partir de un documento existente y seleccione el archivo principal creado)

5. En este paso del proceso de las cartas modelo, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.
(Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada,este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.
Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una tabla hecha en Microsoft Word o de una base de datos de Microsoft Office Access quecontiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo.
Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones (.mdb) que se puede reutilizar.
Nota  Si estácreando mensajes de correo electrónico o faxes combinados, asegúrese de que su archivo de datos incluye una columna para la dirección de correo electrónico o el número de fax. Necesitará dicha columna más adelante en este proceso.)

6. Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar.
(Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga quecombinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el documento principal.
El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.)Siga uno de estos procedimientos:
▪ - Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga clic en el encabezado de columna.
▪ Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá...