Cartas
Páginas: 7 (1641 palabras)
Publicado: 17 de noviembre de 2013
EL INFORME
El informe es uno de los documentos que con frecuencia se elabora en las empresas comerciales y estatales.
Un informe es la descripción y análisis de un hecho, de un problema, de una investigación, de un proyecto, de una tarea, de ideas, etc. Éste se dirige generalmente a los superiores jerárquicos; también puede darse entre empleados del mismo rango. Además, puede serenviado a clientes, agencias, representantes, etc.
En un informe se pueden apreciar los siguientes rasgos, cualquiera que sea su contenido:
a. Se describe un problema y su solución.
b. Se dirige a un superior en rango o categoría.
c. Puede ser de diverso tamaño y contenido.
d. Es de carácter interno.
e. Puede estar acompañado de cuadros, fotografías, dibujos, etc.
f. Todas las opinionesdeben ser sustentadas.
g. Debe ser sobrio, sin caer en el laconismo.
PARTES
No existe una forma exacta válida para todos los casos, pero como una indicación, se sugiere el siguiente esquema:
1. Título del informe: relacionado con el trabajo que se ha hecho.
2. Presentación: informe presentado al señor Director del Trabajo.
3. Autor o autores: Fulano(a) de Tal.
4. El problema: llamadotambién la situación.
5. Análisis: estudios o investigaciones.
6. Sugerencias o recomendaciones.
7. Conclusión.
8. Firma.
9. Fecha.
También hay tipos comunes de informes comerciales, más cortos y de escritura menos formal, que pueden ser escritos en forma de carta o memorando, por ejemplos: los informes breves que periódicamente hacen las compañías sobre estados financieros, montos de renta,etc.
EJEMPLO:
CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
Informe: presentado al profesor Antonio A. Shaw
Por: Carlos Kelly.
EL PROBLEMA:
Por instrucciones de la Gerencia debemos determinar por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido; es decir, preservar documentos valiosos y dar información inmediata. En el presente informe hacemos unestudio del problema y presentamos algunas sugerencias para su solución.
ANÁLISIS:
El problema que ha originado repetidas reclamaciones y protestas de parte de algunos empleados, descansa en el sistema de control que se emplea para el material de archivo que se toma prestado del mostrador del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es realmente competente y su labor no está en tela de juicio, elmétodo de control actual ocasiona la demora considerable de los documentos que aún no han sido devueltos al archivo central y que siguen su procedimiento lento de zigzagueo entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios.
La demora que muchos empleados experimentan para conseguir el material prestado del Departamento de Archivo se traduce en horas-hombres perdidas; además, retrasa elritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. La atmósfera en el Departamento de Archivo, bajo estas circunstancias, es considerablemente negativa.
SUGERENCIAS:
Es evidente que la única manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de Archivo, de modo que cumpla sus objetivos, sería el cambio en su sistema de control y de algunasde sus estructuras. Estos cambios se podrían hacer de común acuerdo con el señor Torres, a quien, por otro lado, la empresa debe muchos años de eficientes y leales servicios.
Cambios sugeridos:
Establecer un sistema de control en "circuito" mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta Requisición por el primer usuario ydevueltos por el último. Para ello también se necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario libere de responsabilidad al anterior.
Recomiendo, igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor...
El informe es uno de los documentos que con frecuencia se elabora en las empresas comerciales y estatales.
Un informe es la descripción y análisis de un hecho, de un problema, de una investigación, de un proyecto, de una tarea, de ideas, etc. Éste se dirige generalmente a los superiores jerárquicos; también puede darse entre empleados del mismo rango. Además, puede serenviado a clientes, agencias, representantes, etc.
En un informe se pueden apreciar los siguientes rasgos, cualquiera que sea su contenido:
a. Se describe un problema y su solución.
b. Se dirige a un superior en rango o categoría.
c. Puede ser de diverso tamaño y contenido.
d. Es de carácter interno.
e. Puede estar acompañado de cuadros, fotografías, dibujos, etc.
f. Todas las opinionesdeben ser sustentadas.
g. Debe ser sobrio, sin caer en el laconismo.
PARTES
No existe una forma exacta válida para todos los casos, pero como una indicación, se sugiere el siguiente esquema:
1. Título del informe: relacionado con el trabajo que se ha hecho.
2. Presentación: informe presentado al señor Director del Trabajo.
3. Autor o autores: Fulano(a) de Tal.
4. El problema: llamadotambién la situación.
5. Análisis: estudios o investigaciones.
6. Sugerencias o recomendaciones.
7. Conclusión.
8. Firma.
9. Fecha.
También hay tipos comunes de informes comerciales, más cortos y de escritura menos formal, que pueden ser escritos en forma de carta o memorando, por ejemplos: los informes breves que periódicamente hacen las compañías sobre estados financieros, montos de renta,etc.
EJEMPLO:
CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
Informe: presentado al profesor Antonio A. Shaw
Por: Carlos Kelly.
EL PROBLEMA:
Por instrucciones de la Gerencia debemos determinar por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido; es decir, preservar documentos valiosos y dar información inmediata. En el presente informe hacemos unestudio del problema y presentamos algunas sugerencias para su solución.
ANÁLISIS:
El problema que ha originado repetidas reclamaciones y protestas de parte de algunos empleados, descansa en el sistema de control que se emplea para el material de archivo que se toma prestado del mostrador del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es realmente competente y su labor no está en tela de juicio, elmétodo de control actual ocasiona la demora considerable de los documentos que aún no han sido devueltos al archivo central y que siguen su procedimiento lento de zigzagueo entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios.
La demora que muchos empleados experimentan para conseguir el material prestado del Departamento de Archivo se traduce en horas-hombres perdidas; además, retrasa elritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. La atmósfera en el Departamento de Archivo, bajo estas circunstancias, es considerablemente negativa.
SUGERENCIAS:
Es evidente que la única manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de Archivo, de modo que cumpla sus objetivos, sería el cambio en su sistema de control y de algunasde sus estructuras. Estos cambios se podrían hacer de común acuerdo con el señor Torres, a quien, por otro lado, la empresa debe muchos años de eficientes y leales servicios.
Cambios sugeridos:
Establecer un sistema de control en "circuito" mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta Requisición por el primer usuario ydevueltos por el último. Para ello también se necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario libere de responsabilidad al anterior.
Recomiendo, igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor...
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