Cartera

Los procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados deliberadamente de modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada, porque el propósito de un buen procedimiento de cobranza es la maximización del cobro y minimización de las pérdidas de cuentas por cobrar.
Pero a fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos, se recomienda dar los siguientes pasospreliminares para establecer un procedimiento adecuado de cobranza:
Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el recordatorio, exigir respuesta, la insistencia y finalmente la acción drástica
El Recordatorio
Este primer caso es de carácter preventivo, puesto que se realiza con fechas anteriores a aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que sufinalidad es prevenir casos de mora en el pago
convienen en enviar al cliente un AVISO DE VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIÓN de la cuenta, en la cual figuran detalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales estados sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y conformidad de las deudas que tienen pendientes de cancelar.
Este avisodebe ser moderado e impersonal, dándole al cliente la sensación que no ha sido individualizado, sino que esta recibiendo idéntico trato como a todos los demás clientes que se encuentran en esa situación.
Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la vía mas rápida y segura. El uso de “Courier” o contratar empresas de mensajería son las mas apropiadas para este servicio.Pero la técnica más recomendable para clientes locales, son las llamadas telefónicas porque demandan atención, hace que la persona requerida suspenda sus actividades y permite conseguir respuestas rápidas, además de concluirse con facilidad, establece una relación personal y privada.
Exigir Respuestas
Los deudores que no reaccionan ante el primer aviso deberán ser automáticamente objeto delsiguiente paso; al cabo de un determinado número de días (de 3 a 5 días después de la fecha de vencimiento); por medio de cartas de cobranza y llamadas telefónicas mas insistentes, no sólo se recordara al deudor que esta en mora, sino también se le solicitará una respuesta del porque de su tardanza en el pago de su deuda.
El objeto principal de esta segunda etapa es provocar alguna reacción del deudor,con el fin de averiguar la demora en el pago y así tratar de dar alguna solución al problema presentado. Se recomienda, en caso de que el cliente sea local, después de enviar el segundo recordatorio, que el cliente sea visitado por el cobrador.
Posteriormente si este no responde a las cartas enviadas, se le hace recordar por medio de diferentes instrumentos de cobranza; que su cuenta se ha vencidoy que su requerimiento al cumplimiento de la deuda es urgente.
Insistir en el Pago
Si los anteriores pasos fracasan, la cobranza pasa a una etapa de insistencia o persecución. Este procedimiento busca ejecutar un programa de acciones sucesivas para aplicarse a intervalos regulares según sea que el deudor no responda a los esfuerzos de cobranza. En este caso la actitud será distinta, porque aestas alturas ya puede sospecharse que el cliente tiene mala voluntad o que no tenga intenciones de cancelar la deuda; por lo tanto se justifica una actitud mas drástica en las acciones de cobro; Este paso puede comprender diversos intentos de apersivimiento, severidad y puede insistirse mediante.

- Teléfono.
- Cartas Notariales.
- Vistitas del Jefe de Cobranzas
Adoptar Medidas Decisivas
En el casode fracasar los anteriores pasos, se debe tomar una medida decisiva o drástica. (vencidos los diez días después de la ultima notificación por escrito). En el interin de tiempo es recomendable que se haga un ultimo análisis de la situación del cliente antes de tomar decisiones drásticas.
• Segundo grupo
Se hallan aquellos deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se resisten ha...