CARTILLA DE CLASIFICACIO Autoguardado

CARTILLA DE CLASIFICACION




APRENDIZ: ANA MARIA REALPE TORRES




FICHA: 982086






INSTRUTORA: CLARA INES MUÑOZ SANCHES






EL BORDO CAUCA
05/082015

ANALISIS DE CARTILLA DE CLASIFICACION
La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para suutilización, jurídica y científica. Organización de archivos es clasificar, ordenar y describir.
Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias ene le ejercicio desus funciones. La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman las instituciones.
El decreto 2626/94, en su artículo 12 define que: el municipio es la entidad territorial fundamental de la división política administrativa del estado, con autonomía política, fiscal yadministrativa. de acuerdo con lo anterior , la totalidad de los documentos producidos por un municipio conformaran el fondo documental municipal, por ejemplo, el municipio por los documentos producidos y recibidos por las dependencias señaladas en la mencionada ley podrá establecer categorías de municipios de acuerdo con su población, recursos fiscales , importancia económica y situación geográfica, yseñalar distinto régimen para su organización, gobierno y administración , la categoría la estructura orgánica del mismo , a su vez, dicha estructura fijara las secciones y subsecciones documentales .
La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental fondo, sección y subseccion, de acuerdo con la estructuraorgánico-funcional de la entidad. Clasificar implica, identifica la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por unas instituciones a lo largo de su gestión, clasificar es identificar procedencia, estructura y sus funciones.
La clasificación es connatural a los documentos de archivo, ya que éstos nacen clasificados por estar vinculados,en primer lugar a la institución que los produce y en segundo lugar al quedar adscriptos a una dependencia o división de aquella, en cumplimiento de un procedimiento administrativo.
La clasificación bien fundamentada, deberá basarse tanto en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo,como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que están tramitan.
En el proceso de clasificación, la procedencia permite identificar los creadores de documentos, que bien puede ser institucionales y administrativos. Los administrativos están referidos a la totalidad de los documentos producidos por la entidad. En lo que respecta a los productoresadministrativos, la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.
En este orden de ideas, el concepto procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidaddirecta.
Ejemplo: En la estructura orgánica de un municipio, los documentos generados en la secretaría de gobierno, por procedencia, conformaran una sección documental, en la que se integran los documentos producidos en desarrollo de las funciones asignadas. Así mismo, como esta secretaria puede delegar algunas funciones en grupo de trabajo- grupo de inspecciones, grupo de servicios generales,...