Caso Administraci n del Rockfest de Hard Rock

Administración del Rockfest de Hard Rock

En Hard Rock Café, como en muchas organizaciones, la administración de proyecto es una herramienta clave de planeación. Con el constante crecimiento enhoteles y cafés Hard Rock, la remodelación de los cafés, la rogramación de conciertos en vivo y eventos de Hard Rock, y la planeación del festival anual Rockfest, los gerentes confían en las técnicas y elsoftware de administración de proyectos para mantener en orden el desempeño del presupuesto y la planeación.
“Sin Microsoft Project”, dice el vicepresidente de Hard Rock Chris Tomasso, “no hay formade mantener a tanta gente en la misma sintonía”. Tomasso está a cargo del evento Rockfest, al cualasisten más de 100,000 entusiastas seguidores. El reto es sacarlo adelante dentro del apretadohorizonte de planeación de 9 meses. A medida que se acerca el evento, Tomasso dedica aún más energía a sus actividades. Durante los primeros tres meses, actualiza las gráficas de Microsoft Project cada mes.Después, al llegar a la marca de seis meses, actualiza su avance semanalmente. En la marca del noveno mes, revisa y corrige su programa dos veces a la semana.
Al inicio del proceso de administracióndel proyecto, Tomasso identifica 10 tareas importantes (llamadas actividades del nivel 2 en la estructura de desglose del trabajo, WBS):† contratación de los artistas, boletos, marketing y relacionespúblicas, promoción en línea, televisión, producción del espectáculo, viajes, patrocinios, operaciones y comercialización. Empleando una WBS, cada tarea se divide a su vez en una serie de subtareas. Enla tabla 3.8 se identifican26 de las principales actividades y subactividades, sus precedentes inmediatos, y estimaciones de tiempo. Tomasso introduce todos estos datos en el software del MicrosoftProject. Después modifica el documento de Microsoft Project y la cronología conforme avanza el proyecto, “es correcto modificarlo siempre y cuando te mantengas al tanto”, afirma.

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