Caso cafe

¿Por qué fracasan los Proyectos?
Siempre nos atrasamos, gastamos más de la cuenta, otro cambio más, porque no lo dijiste antes,
otra reunión perdida, fiscalia se demora mucho en revisar un contrato, este es un tema
administrativo no me corresponde verlo, le parecen conocidas algunas de estas frases, se siente
identificado; si ha dicho que si, es una de los muchos profesionales que hatrabajado en proyectos
y que normalmente ve como no se cumplen alguna de las cuatro restricciones en los proyectos
(Alcance, Plazo, Costo y Calidad). Efectivamente, estudios señalan que un 20 % de los proyectos
cumplen con el objetivo planeado, pero el 80% restante no tuvieron la misma suerte.
Los profesionales que coordinan proyectos están preocupados del día a día, tienen que hacer más
cosas conmenos personal‚ en menos tiempo y con menos dinero. Las empresas se han achicado y
la carga de trabajo no se ha reducido. Necesitan mejorar enormemente su eficiencia y efectividad‚
no sólo en un pequeño porcentaje. También expresan una persistente preocupación derivada por
sus ejecutivos, al esperar que ellos conduzcan los proyectos trabajando duro y con el menor
insumo de recursos que les seaposible. A su vez‚ estos coordinadores de proyectos sienten que no
son apoyados en sus esfuerzos; sienten que los ejecutivos tienen expectativas irreales sobre lo que
puede hacerse con las herramientas de administración de proyectos y que están a menudo en
situaciones cercanas a no triunfar.
Sus preocupaciones sean o no válidas‚ encontramos que en muchas organizaciones los sistemas no
sonadecuados para apoyar una metodología que permita una sana administración de proyectos.
Por ejemplo‚ no existe un sistema de información que provea correctamente la información sobre el
estado de los proyectos.
Por ejemplo‚ las horas trabajadas son procesadas con el propósito de liquidar los sueldos (no para
el seguimiento de los proyectos) y las horas extras no pagadas son ignoradas; por lotanto, se
contaminan las bases de datos de los proyectos y esto hace que las futuras estimaciones de los
tiempos trabajados en un proyecto sean tristemente optimistas‚ conduciendo a un nuevo ciclo de
horas extras forzadas para poder cumplir con las críticas fechas de vencimiento de los proyectos.
Debemos entender que los proyectos tienen vida propia, pues son planificados, administrados yejecutados por seres humanos y esta característica será la que le dé “vida” al proyecto, pues está
cargado en mayor o menor medida con la historia de cada uno de los integrantes, independiente
del apoyo de los mejores recursos técnicos. Por eso todos los componentes de un proyecto deben
funcionar al unísono, sin lugar a dudas una de las más importantes ocupaciones del Líder del
Proyecto.
Es así, quela mayoría de las experiencias demuestran que los proyectos fracasan en alcanzar los
objetivos trazados debido a las siguientes razones:
1. No se planificó adecuadamente.
•
•
•
•

No
No
No
No

se
se
se
se

estimó adecuadamente el tiempo necesario para realizar las actividades.
previno el aumento de costos durante el tiempo de ejecución.
planificaron todas las actividades queera necesario realizar.
tomó en cuenta factores que impedían cumplir los objetivos.

2. No se controló lo que estaba sucediendo.

•
•

Sólo en algunos casos se dio seguimiento a las decisiones que se adoptaban.
No se comunicó los problemas que estaban ocurriendo.

3. No se tomó en cuenta la opinión de los beneficiarios.
4. No se evaluaron otras experiencias similares.
5. Malaconformación del Equipo de Trabajo.
•
•
•

La capacidad estaba debajo de lo que se necesitaba.
No se ponían de acuerdo en lo que tenían que realizar.
Se cambió a los miembros del equipo.

6. No se documentó.
7. No se motivó a quienes trabajaban en el proyecto.
En resumen, y de acuerdo a estudios realizados en USA se puede decir que los motivos que
originan dichos fracasos en el cumplimiento...