caso cbta 62
Páginas: 9 (2151 palabras)
Publicado: 20 de junio de 2013
PRINCIPIOS BASICOS PARA LA ADMINISTRACION DE OFICINAS.
1. Principios básicos
2. Expediente administrativo
Definición
Estructura
Organización
Ordenación interna
3. Series
Definición
Organización
Ordenación
4. Correspondencia
5. Documentos de apoyo administrativo
Definición
Organización
6. Nivel básico de organización del archivo
7. Instalación y conservación de documentos
8.Expurgo en los archivos de oficina o gestión
1. Principios básicos
Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones, apoyo en la tramitación de asuntos y defensa de derechos.
La organización de los archivosde oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
Ser reflejo de las actuaciones de la Institución, y de la unidad responsable del archivo de oficina.
Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, elexpediente administrativo.
En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.
2. Expediente administrativo
Es la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos.
2.1. Definición de expediente
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por unaunidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
2.2. Estructura de los expedientes
La incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.
Los criterios para la formación de un expediente deben seruniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
2.3. Organización de los expedientes
Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cadaconvocatoria de oposiciones, etc.)
Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc.
Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes.
Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, ya quetranscurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.
Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigocon los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.
Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
En general, los expedientes iniciados por un negociado ycontinuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él.
2.4. Ordenación interna del expediente
En general, la ordenación de los documentos dentro...
1. Principios básicos
2. Expediente administrativo
Definición
Estructura
Organización
Ordenación interna
3. Series
Definición
Organización
Ordenación
4. Correspondencia
5. Documentos de apoyo administrativo
Definición
Organización
6. Nivel básico de organización del archivo
7. Instalación y conservación de documentos
8.Expurgo en los archivos de oficina o gestión
1. Principios básicos
Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones, apoyo en la tramitación de asuntos y defensa de derechos.
La organización de los archivosde oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
Ser reflejo de las actuaciones de la Institución, y de la unidad responsable del archivo de oficina.
Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, elexpediente administrativo.
En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.
2. Expediente administrativo
Es la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos.
2.1. Definición de expediente
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por unaunidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
2.2. Estructura de los expedientes
La incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.
Los criterios para la formación de un expediente deben seruniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
2.3. Organización de los expedientes
Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cadaconvocatoria de oposiciones, etc.)
Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc.
Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes.
Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, ya quetranscurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.
Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigocon los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.
Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
En general, los expedientes iniciados por un negociado ycontinuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él.
2.4. Ordenación interna del expediente
En general, la ordenación de los documentos dentro...
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