CASO CONTRATACION DE TECNOLOGIA 1

Diplomado en Alta Gerencia



CASO CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA1


EMPRESA CLIENTE

PARTES AUTOMOTRICES S.A., fabricante y comercializadora de partes para el sistema de frenos de
vehículos (bandas, bloques, y pastillas), dedicado a proveer al sector automotor de todo tipo de partes y
repuestos.

EMPRESA PROVEEDORASISTEMAS S.A el cual provee a través de sus unidades de negocios, productos de oficina, cuadernos,
servicios editoriales, directorios telefónicos, impresión de libros y revistas, impresión de seguridad, muebles,
empaques, integración de soluciones de informática y comunicaciones y sistemas y comunicaciones.

ORIGEN DE LA NEGOCIACIÓN

Al inicio del año 2.001, el 85% de las personas que intentaban comunicarse telefónicamente con PARTESAUTOMOTRICES S.A, fueran clientes o proveedores, se quejaban porque no lograban una comunicación
efectiva2.

El 2% 3de las líneas de la compañía se encontraban siempre fuera de servicio, dado que la zona donde se
encuentra localizada la empresa (zona industrial del centro de Bogotá, capital de Colombia) tiene una red
telefónica que presenta obsolescencia por su antigüedad (aproximadamente cuatro décadas) y por el tipo deinfraestructura y cableado usado en ese entonces4.

Estas mismas circunstancias generaban una limitación en el uso del correo electrónico y elevaba el costo del
mismo, al centrarse en el manejo de líneas telefónicas dedicadas, mas no en el uso de fibra óptica, al no tener
el sector ese tipo de red.

La empresa contaba con una planta telefónica ya obsoleta, que no tenía la capacidad de atenderadecuadamente las comunicaciones de la empresa, ni de integrar la nueva estructura de comunicaciones la
cual incluye el manejo integrado de flujos de voz y datos, a través de la integración de la comunicación
telefónica con la comunicación en la red de Internet5.

Estas condiciones obstaculizaban el normal funcionamiento de las operaciones de la compañía y afectaba sucrecimiento comercial, específicamente por el impacto negativo en el nivel de servicio y atención al cliente.

Es por estas razones que la empresa tomó la decisión de adquirir una planta telefónica como parte de una
plataforma inteligente de comunicaciones, que brindara los siguientes beneficios6:


1 Este caso fue elaborado por Lina Isabel Restrepo y Martha Ruth Mendoza como proyecto final del cursoNegociación de la Maestría de Ingeniería Industrial de la Universidad de los Andes, dirigido por el Ingeniero
Luis Pinzón P.H.D. correspondiente al primer semestre de 2003.
2 PARTES AUTOMOTRICES S.A Archivo del proyecto Plataforma de comunicaciones.
3 Ibid.
4 RODRIGUEZ, C. En entrevista realizada por Lina Restrepo y Martha Mendoza. Abril 3 de 2.003.
5 Ibid.
6 PARTES AUTOMOTRICES S.A. Op.cit.
1
Negociación y Manejo del ConflictoDiplomado en Alta Gerencia




 Soporte adecuado y control del tráfico de voz y datos.
 Mejora de la productividad de las comunicaciones de operaciones y apoyo a la proyección comercial.
 Optimización del uso del servicio telefónico, buscando minimizar costos.
 Establecimiento de indicadores de gestión para apoyar la toma de decisiones relacionada con costos,servicio y oportunidad de respuesta frente al mercado.

Para el desarrollo de este proyecto, se establecieron las siguientes etapas:

 Primera etapa: evaluación técnica y económica que estableció el tipo de equipos que era necesario
adquirir, las obras de adecuación que se requerían para el montaje, instalación y puesta en marcha de
los equipos, el valor de la inversión a realizar y finalmente la evaluación de proveedores de acuerdo conlos parámetros establecidos por la norma de gestión de calidad QS 9000 en el capítulo correspondiente
a gestión de proveedores. Esta evaluación fue realizada por la firma SCE ingeniería, seleccionada entre
tres proveedores para este fin.
 Segunda etapa: el comité de compras integrado por los jefes de las áreas, administrativa, financiera y...