Caso Cuentas Por Pagar

El Caso de las Cuentas por Pagar.


1. Antecedentes.

Una importante corporación ha decidido intentar mejorar su proceso de Cuenta por Pagar. Esto surgió debido a un informe de un examen financiero muy deficiente, el que mostró que los registros eran erróneos, y que había un control muy deficiente sobre los fondos con que se les cancelaba a los proveedores. En algunos casos, el dinero sepagó a la autoridad personal del gerente de Contabilidad.

Se formó un equipo para que examinaran el proceso. Decidieron que la misión del proceso era “proveerle al departamento que emite los cheques la información que necesita para pagar las cuentas de los proveedores en forma oportuna y precisa”.

El proceso comienza cuando el Departamento de Adquisiciones determina el precio por unidad paraque los materiales sean adquiridos, y asigna un código de material para crear la adquisición en el sistema computacional. El proceso incluye la provisión de ese código de material, el precio por unidad y los requerimientos de embarque y recepción de facturas por Contabilidad. Se incluyó la transferencia de todos los datos internos y de documentos de solicitud de información, y la reconciliaciónentre los departamentos de la compañía. Se excluyó del proceso la fabricación física, almacenaje o transporte de materiales.

Como punto de partida el equipo había decidido reunirse con cualquiera, que ellos pensaran tuvieran interés en el proceso. Su administración superior los había animado a que se vieran como “conducido por el cliente”. Una vez que se anunció el estudio del proceso, parecía quetodos tenían reclamos asociados a la cuenta por pagar. Lo siguiente son algunos extractos de algunas de las entrevistas con los involucrados de las distintas funciones.


2. Emisión de Cheques.

“En realidad nuestro trabajo es bastante sencillo: Recibimos las facturas firmadas con un formulario para solicitud de cheques de Contabilidad e ingresadas en el sistema – el año pasado gastamosmucho dinero en la emisión de cheques por computador. Tenemos dos funciones principales – ingreso de clave y mantención del sistema. En realidad no es nada complicado. Si tuviéramos algún comentario, sería sobre consistencia. Muchas de las facturas que recibimos de Contabilidad han sido marcadas por empleados para mostrar enmiendas, y todos lo hacen de modo diferente. A veces las devolvemos; estoyseguro que algunas veces se producen errores en la factura final. A menudo me he preguntado por qué no hacemos una transferencia automática de datos – es factible y simple desde el punto de vista de un sistema.”
3. Manufactura.

“Realmente me complace que este estudio del proceso esté tomando una visión más amplia de las cosas, de lo que hacen los estudios tradicionales financieros. Tenemosmucho que decir acerca de lo que debiera realizar este proceso y que no hace hoy día. Tratamos directamente con proveedores todos los días y puedo decir que nos dan muchos problemas.

Siempre están reclamando sobre pagos retrasados e inexactos. A veces incluso hemos tenido que intervenir cuando un proveedor amenaza con retener el embarque – así de mal se ponen las cosas. Necesitamos que se lepague a esta gente correctamente y a tiempo. Un proveedor incluso comenzó a enviarnos piezas bajo un viejo número de código de material. Dijo que era más fácil que se le pagara con la antigua codificación, que esperar a que el sistema de contabilidad trabajara con el nuevo número de código. Ayudaría si tuviéramos autoridad local para plantear algunos de estos problemas que tienen nuestrosproveedores; pero si eso no es posible, entonces páguenles a tiempo y en forma correcta.”


4. Manejo de Material.

“Nuestro trabajo es recibir el material e ingresar los datos de embarque en el sistema de rastreo de materiales. Cuando se recibe un embarque, recuperamos la orden de compra (PO) y el código de material, código de proveedor, cantidad, fechas, y número de PO. Si todo concuerda,...