Caso_de_Estudio_Alimex

1.8 Caso de estudio
La compañía Alimex, que se encuentra en la industria alimentaria, es una empresa tamaño mediana, que hasta antes de 1990 no contaba con tecno­logías de información de apoyo a sus procesos organizacionales. En 1990 la dirección general comenzó a analizar la posibilidad de implantar nue­vas formas operativas, pues existían muchas actividades que debían reali­zarse variasveces debido a que cada departamento trabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la información generada no era uniforme­mente distribuida en toda la organización. Los ejecutivos se percataron de esta situación y llegaron a la conclusión de que era necesario invertir en sistemas de información computarizados.
En 1993 la empresa tomó la decisión de implantar un sistema de infor­mación, para locual se formó un comité que evaluaría la mejor alternati­va de adquisición. Concluido este proceso se optó por contratar a una casa especializada en software, quien se daría a la tarea de hacer un "traje a la medida". El equipo de cómputo de ese entonces era subutilizado, pues por lo general sólo se lo empleaba como procesador de palabras. Cabe mencionar que para el desarrollo del proyecto hubouna completa inte­gración y cooperación entre la casa de software j los distintos departamen­tos involucrados en la tarea de automatizar sus procesos. La solución a la que se llegó fue una red Novell y una serie de módulos desarrollados en Fox Pro para DOS. Los módulos que se establecieron fueron ventas, embar­ques, cuentas por cobrar, producción, control de calidad, compras, inven­tarios demateria prima, inventarios de producto terminado, inventario de refacciones, contabilidad, nómina y cuentas por pagar. Los primeros módulos que se desarrollaron fueron los de contabilidad, nómina y ven­tas, debido a que eran las únicas áreas semiautomatizadas aunque en for­ma independiente. Una vez puestas en funcionamiento estas áreas se pro­siguió con el resto. Durante este tiempo se revisaron muchasde las actividades llevadas a cabo en los departamentos, lo cual dio como resulta­do la simplificación de procesos y en algunos casos la reubicación de per­sonal. Debido a la automatización de procesos se produjo un cambio sus­tancial en la empresa. Por ejemplo antes de la implantación de sistemas de información computarizados, el departamento de compras elaboraba a máquina las órdenes de compra,en las cuales vaciaba los datos requeri­dos (número de orden, nombre del proveedor, condiciones de pago, fe­cha de entrega, precio unitario de cada producto, subtotales, impuestos y
totales). Una vez llenada la orden, era enviada al proveedor para que éste la surtiese.
Almacén recibía el material, elaboraba manualmente la entrada de las mercancías en un formato preimpreso y foliado. En dichoformato el al­macenista escribía el nombre del proveedor, la cantidad recibida de mate­rial, se firmaba y se enviaba a contabilidad. La sección de costos de este departamento revisaba las formas recibidas y hacía una evaluación de los costos de cada uno de los materiales. De aquí se enviaba la relación al área de cuentas por pagar, en donde se hacía una programación semanal para tesorería. Finalmente,ésta capturaba todos los datos de la factura en el sistema para la emisión de cheques.
Como resultado de la automatización de procesos, la empresa ha cam­biado drásticamente su forma de trabajar. En la actualidad el departamento de compras recibe en forma automática las requisiciones (orden de com­pra) de parte del almacén, cuando el material ha llegado a un punto de reorden (debido al eficientesistema de inventarios). En el sistema de in­ventarios se registra qué cuenta contable afectará cada uno de los mate­riales que se adquieren, lo cual ahorra trabajo a contabilidad. Compras efectúa la cotización de materiales, captura en la orden de compra el pre­cio y las condiciones de pago, y luego la envía al proveedor que suminis­trará los materiales. El proveedor hace su entrega en el...